Personalkosten im Fokus

In Zeiten wirtschaftlicher Herausforderungen stehen Personalkosten besonders im Fokus. Mit 30–40% der Gesamtkosten bilden sie in vielen Unternehmen einen erheblichen Ausgabenanteil – je nach Branche und Geschäftsmodell sogar noch mehr. Kein Wunder also, dass neue Stellen sorgfältig kalkuliert und Gehaltsverhandlungen oft restriktiv geführt werden.

Diskrepanz zwischen Budget und Markt

Was in der Theorie nach solider Kostenkontrolle klingt, entspricht jedoch häufig nicht den tatsächlichen Marktbedingungen. Personaler und Fachabteilungen können ein Lied davon singen: Der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter ist intensiv, die Verfügbarkeit passender Expertise begrenzt, und die strategische Bedeutung bestimmter Positionen wird im Budgetrahmen oft unzureichend berücksichtigt.

Diese Diskrepanz zwischen internen Gehaltsvorgaben und Marktanforderungen führt zwangsläufig zu einem Problem: Verlängerte Vakanzzeiten und damit verbundene – oft unterschätzte – Kosten.

Das Problem liegt auf der Hand: „Dass gerade die Nichtbesetzung einer Position gravierende Auswirkungen und erhebliche finanzielle Konsequenzen für ein Unternehmen hat, scheinen immer noch viele Entscheider in Unternehmen zu übersehen.”

Die doppelte Kostenfalle

Lange Vakanzzeiten verursachen zwei wesentliche Kostenarten, die in ihrer Gesamtheit erhebliche finanzielle Auswirkungen haben können:

1. Direkte Vakanzkosten

Dies sind die unmittelbaren, kurzfristigen Aufwendungen einer unbesetzten Position:

• Sämtliche Recruitingkosten (Stellenanzeigen, Personaldienstleister, Bewerbungsgespräche, etc.)
• Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter
• Mehrarbeitsvergütung und Überstundenzuschläge für Mitarbeiter, die die Arbeit auffangen müssen
• Kosten für Krankheitsausfälle durch überlastungsbedingte Erkrankungen
• Qualitätseinbußen durch Überlastung der bestehenden Belegschaft
• Kosten für temporäre Besetzung (Interim, Fractional oder Arbeitnehmerüberlassung)

2. Opportunitätskosten

Hierbei handelt es sich um die indirekten (fiktiven) Kosten, die durch entgangene Möglichkeiten (Opportunitäten) entstehen:

• Entgangene Produktivität und Umsatzeinbußen durch fehlende Arbeitskraft
• Verpasste Geschäftschancen und Aufträge durch fehlende Kapazitäten
• Verzögerte oder nicht realisierte Projekte
• Verlangsamung der Innovationskraft
• Verschlechterte Kundenbeziehungen durch längere Bearbeitungszeiten
• Motivationsverlust im Team durch Mehrbelastung
• Know-how-Verlust durch steigende Fluktuation von Teammitgliedern
• Imageschaden bei Kunden durch verzögerte Lieferungen/Services
• Wettbewerbsnachteile durch reduzierte Handlungsfähigkeit
• Entgangene Synergieeffekte und Effizienzgewinne

Direkte vs. indirekte Kosten

Was viele Entscheider unterschätzen: Die Opportunitätskosten übersteigen die direkten Vakanzkosten in der Regel erheblich. Schon bei Führungspositionen im Mittelmanagement verursachen sie häufig Verluste im mittleren bis hohen sechsstelligen Bereich.

Zudem schädigt jede länger andauernde Vakanz das Unternehmensimage nachhaltig – ein Faktor, dessen negative Auswirkungen oft unterschätzt werden.

Experten warnen in diesem Zusammenhang: „Wenn das Image eines Unternehmens erst einmal Schaden genommen hat, wird es noch viel schwerer, Vakanzen zu besetzen. Ein fataler Teufelskreis setzt sich damit in Gang.”

Marktbeispiel: 177 Tage Vakanz

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Laut einer aktuellen Studie von Stepstone lag die durchschnittliche Vakanzzeit zuletzt im November 2024 bei 177 Tagen. Das sind fast sechs Monate, in denen Unternehmen die oben genannten Kosten tragen müssen!

Fazit: Zeit für strategisches Umdenken

Angesichts immer länger werdender Vakanzzeiten und der damit verbundenen hohen Vakanz- und Opportunitätskosten ist es kaum nachvollziehbar, warum viele Entscheider darauf gar nicht oder zu spät reagieren oder weniger effiziente Lösungen wählen.

Ein strategischerer Ansatz könnte sein:

• Realistischere Budgetierung im Recruiting, die Marktgegebenheiten berücksichtigt
• Schnellere Entscheidungsprozesse bei der Personalauswahl
• Frühzeitiger Einsatz alternativer Modelle wie Interim Management oder Fractional Executives
• Kontinuierliche Berechnung der tatsächlichen Vakanzkosten als Entscheidungsgrundlage

In Zeiten des Fachkräftemangels können sich Unternehmen lange Vakanzen schlichtweg nicht mehr leisten. Wer die wahren Kosten unbesetzter Positionen kennt und entsprechend handelt, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

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Was sind deine Erfahrungen?

Wie lange dauert die Besetzung kritischer Positionen in deinem Unternehmen? Hast du schon einmal die tatsächlichen Kosten einer Vakanz berechnet? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren. Die Zeit drängt – im wahrsten Sinne des Wortes!