Vakanzkosten sind die oft unsichtbaren wirtschaftlichen Schäden unbesetzter Positionen, die durch Verzögerungen, Überlastung und entgangene Wertschöpfung entstehen und Unternehmen monatlich erhebliche Summen kosten können.
Für eilige Leser:innen (TL;DR) – Q&A-Kurzfassung
Und hier geht es zur Langversion.
Was sind Vakanzkosten?
Kosten, die durch unbesetzte Stellen entstehen – z. B. durch Verzögerungen, Überlastung und entgangene Umsätze.
Warum werden sie oft unterschätzt?
- Sie erscheinen nicht direkt in der GuV oder der Kostenrechnung
- Es fehlen oft Messmethoden
- Fokus liegt auf Gehalt anstatt auf Wertschöpfung
Wie lassen sich Vakanzkosten berechnen?
- Berechnung der Personalkostenbasis
- Ermittlung der direkten Zusatzkosten (z. B. Überstunden, Ausfallzeiten)
- Berechnung der Opportunitätskosten (z.B. Projektverzögerungen, Umsatzverluste)
Was ist das wichtigste Learning?
Unbesetzte Schlüsselrollen verursachen fast immer höhere Kosten als ihre Besetzung.
„Zum Glück sparen wir das Gehalt” – der teure Fehler im Recruiting
Ich höre ihn immer noch. In Meetings, in Gesprächen mit Hiring Managern, manchmal sogar von HR-Verantwortlichen.
„Ja, die Stelle ist seit vier Monaten offen – aber zum Glück sparen wir ja das Gehalt.”
Jedes Mal, wenn ich das höre, muss ich kurz durchatmen. Nicht weil ich die Person für inkompetent halte. Sondern weil dieser Satz zeigt, wie tief das Problem sitzt: Vakanzkosten sind in den meisten Unternehmen schlicht unsichtbar. Und was man nicht sieht, kann man nicht steuern. Vakanzkosten beschreiben die wirtschaftlichen Auswirkungen unbesetzter Stellen und dienen als zentrale Kennzahl im Recruiting-Controlling.
Wer lieber zuhört als liest: Das Thema Vakanzkosten habe ich kürzlich ausführlich im HR TEC Talk Podcast mit Robindro Uller besprochen – hier die Episode anhören!
25 Jahre HR – und immer dieselbe blinde Stelle
Ich bin seit über zwei Jahrzehnten im Recruitment und der Personalberatung unterwegs. Als Berater, als Interim Manager, als Personalberater – und seit Anfang 2024 als Mitgründer der Karriereweg GmbH. Ich habe Unternehmen von innen erlebt, habe Recruiting-Prozesse aufgebaut, habe mit Geschäftsführern und Fachbereichsleitern über Personalstrategie gesprochen. Und eine Frage ist mir in all diesen Jahren fast nie begegnet: Was kostet uns diese offene Stelle eigentlich – pro Monat?
Vakanzkosten entstehen ab dem ersten Tag der Nichtbesetzung und steigen mit jeder Verzögerung weiter an. Man hat über Recruiting-Kosten gesprochen. Über Gehälter, Budgets, Headcount-Pläne. Aber die Kosten der Nichtbesetzung? Die tauchten in keinem Report auf. Die hatten keine Zeile in der GuV. Die existierten, ohne dass jemand sie benannt hätte. Das ist die blinde Stelle, die mich seit Jahren beschäftigt. Und aus der heraus Stefan Schulz und ich den VakaCheck® entwickelt haben.
Eine Vakanz ist kein Gap – sie ist ein laufender Schaden
Stellen wir uns kurz vor, eine Brücke auf einer wichtigen Autobahn wird gesperrt. Der Verkehr bricht zusammen, Unternehmen müssen Lieferwege umplanen, Projekte verzögern sich. Die Folgekosten gehen in die Millionen – manchmal Milliarden. Das ist keine Theorie: Die Sperrung der Rahmedetalbrücke im Sauerland hat genau das gezeigt. Eine unbesetzte Schlüsselrolle im Unternehmen funktioniert nach demselben Prinzip. Sie unterbricht Abläufe. Sie lässt Entscheidungen liegen. Sie zwingt Teams in Überlastung.
Der Unterschied: Die Brücke hat eine Sperrung – die sieht jeder. Die Vakanz hat eine Kostenstelle, die sich vorübergehend entspannt. Dies sehen die Verantwortlichen. Aber was dahinter passiert, bleibt für alle erst einmal unsichtbar. Was ich in der Praxis immer wieder beobachte: Nach etwa drei Monaten Vakanzzeit in einer Schlüsselposition kann ein Schadenpotenzial von über 100.000 Euro entstehen. Nicht als Buchung, nicht als Mahnung – aber als reale wirtschaftliche Wirkung. Vakanzkosten können insbesondere bei Schlüsselrollen innerhalb weniger Monate sechsstellige Dimensionen erreichen. Und dies ist dann spürbar und im gesamten Unternehmen wahrnehmbar
Vakanzkosten entstehen auf drei Ebenen
Wenn wir bei Karriereweg mit Unternehmen über dieses Thema sprechen, gliedern wir es in drei Ebenen:
Zeitebene: Wie lange fehlt die vakante Rolle wirklich? Viele denken hier an „Time to Hire” – also bis zum Tag der Unterschrift. Aber die Person ist dann noch nicht da. Entscheidend ist die „Time to Fill” – bis zum ersten Arbeitstag. Bei Führungspositionen mit mehrmonatigen Kündigungsfristen kann das schnell sechs bis zwölf Monate dauern. Und dann kommt noch die „Time to Impact”: bis die Person wirklich vollständig wirksam ist. Für die Berechnung von Vakanzkosten zählt die gesamte Zeit bis zur vollen Produktivität der Rolle.
Organisatorische Ebene: Was passiert im Betrieb, während die Rolle fehlt? Entscheidungen werden verzögert oder gar nicht getroffen. Projekte geraten ins Stocken. Kolleginnen und Kollegen übernehmen Mehrarbeit, bis Teams an ihre Belastungsgrenzen kommen – und manchmal darüber hinaus.
Wirtschaftliche Ebene: Hier wird es konkret: Überstundenzuschläge, krankheitsbedingte Ausfälle aufgrund von Überlastung, erhöhter Recruiting-Aufwand, entgangene Umsätze, verzögerte Projekte – und im schlimmsten Fall erhöhte Fluktuation im Team, die wiederum neue Vakanzen erzeugt. Das alles sind echte Kosten, auch wenn sie auf keiner Kostenrechnung oder GuV explizit stehen.
Der VakaCheck®: Aus Bauchgefühl werden Zahlen
Genau hier setzt der VakaCheck® an – kostenlos und direkt nutzbar unter VakaCheck.de.
Unser Ziel war kein komplexes Rechenmodell mit konkreten Ergebnissen auf den Euro genau. Wir wollten ein Entscheidungswerkzeug, das in der Praxis funktioniert – für Geschäftsleitungen, Hiring Manager und HR gleichermaßen. Einfach genug, um in fünf Minuten eine erste Orientierung zu geben. Fundiert genug, um damit intern Gespräche zu führen.
Der Check arbeitet auf denselben drei Ebenen: Zunächst werden die Personalkosten berechnet – Bruttojahresgehalt multipliziert mit dem Personalkostenfaktor (typisch 1,25 bis 1,3). Dann folgen die direkten Zusatzkosten: Überstunden, Ausfallzeiten, Recruiting-Aufwand. Und schließlich die Opportunitätskosten – also das, was durch Verzögerungen, Entscheidungslücken und Überlastung wirklich verloren geht. Das Ergebnis ist keine exakte Zahl auf den Euro. Es ist eine belastbare Dimension: Ist das Schadenpotenzial eher gering, mittel oder hoch? Genau das reicht, um Prioritäten zu setzen.
Jetzt Vakanzkosten für Ihre offenen Stellen berechnen: VakaCheck.de kostenlos nutzen und fundierte Entscheidungen treffen.
Doch was mache ich nun mit dem Ergebnis: Der Check zeigt zusätzlich Alternativen auf. Was würde eine Interimslösung kosten – und wie lange lässt sie sich mit dem berechneten Schadenpotenzial eine solche Lösung gegenfinanzieren? Ich erlebe in der Praxis immer wieder das Vorurteil: „Interim ist doch viel zu teuer.” Wer das einmal durchrechnet, denkt oft anders.
Ein Geschäftsführer eines Unternehmens mit über 2.000 Mitarbeitenden hat mir kürzlich genau das beschrieben: Er zahlt bewusst über 30.000 Euro pro Monat für eine Interimslösung im Finance-Bereich – weil er genau weiß, was es kosten würde, diese Rolle unbesetzt zu lassen. Die Rechnung geht auf. Der Vergleich von Vakanzkosten und Interimslösungen ermöglicht fundierte wirtschaftliche Entscheidungen bei unbesetzten Positionen.
Wer dieses Thema anpacken muss
Auf Geschäftsleitungsebene entsteht das Verständnis meist schnell, sobald man in Zahlen und Dimensionen spricht. „Stimmt, da müssen wir stärker draufachten” – diese Reaktion kenne ich aus vielen Gesprächen. Auf mittlerer Managementebene ist die Bereitschaft oft da, aber die Datenlage fehlt. Viele Hiring Manager wissen schlicht nicht, was eine einzelne Rolle in ihrem Bereich wirtschaftlich wert ist – und können deshalb weder intern priorisieren noch Druck machen. Im Recruiting selbst fehlt häufig das Werkzeug, um Dringlichkeit sichtbar zu machen. Wer sagen kann „diese offene Stelle kostet uns monatlich X – und das steigt von Tag zu Tag”, führt ein anderes Gespräch als jemand, der nur auf Bewerberzahlen verweist. Der Fachkräftemangel wird seit über 20 Jahren diskutiert. Er ist real. Aber wie real er für das eigene Unternehmen in Euro ist – das bleibt in den meisten Organisationen ein blinder Fleck. Den kann man schließen. Unter VakaCheck.de – einfach mal ausprobieren.
Häufige Fragen zum Thema Vakanzkosten
Wie berechnet man Vakanzkosten?
Durch Kombination aus Personalkosten, Zusatzkosten und Opportunitätskosten über die gesamte Vakanzdauer.
Wann entstehen Vakanzkosten?
Ab dem ersten Tag der Nichtbesetzung und zunehmend mit jeder Verzögerung.
Warum sind Vakanzkosten schwer sichtbar?
Weil sie indirekt entstehen und sich auf mehrere Bereiche verteilen.
Welche Rollen verursachen die höchsten Vakanzkosten?
Vor allem Schlüssel- und Führungspositionen mit hoher Wertschöpfung.
Sind Interimslösungen wirtschaftlich sinnvoll?
Ja, wenn sie höhere Vakanzkosten verhindern.
Berechnen Sie jetzt die realen Kosten Ihrer offenen Stellen mit dem VakaCheck® – kostenlos, fundiert und in wenigen Minuten.