Versteckte Kosten durch Vakanzen – ein unterschätztes Risiko
Jede offene Stelle kostet Geld. Diese Aussage überrascht nicht, wird aber im Unternehmensalltag dennoch häufig ignoriert. Während Ressourcen in die Suche nach dem richtigen Kandidaten fließen, bleiben Produktivität, Innovation und Stabilität auf der Strecke. Laut einer aktuellen Studie von Stepstone lag die durchschnittliche Vakanzzeit zuletzt bei 180 Tagen – das entspricht einem halben Jahr, in dem kein Mehrwert geschaffen wird.
Die wahren Kosten einer Vakanz liegen jedoch oft tiefer: versteckt in Opportunitätskosten, demotivierten Teams und Fehlentscheidungen. Dieser Beitrag zeigt, welche Kosten durch Vakanzen und Fehlbesetzungen entstehen, wie sie berechnet werden können und warum Personalberatung dabei nicht Kostenfaktor, sondern Teil der Lösung ist.
Time to Hire vs. Time to Fill – Ein oft unterschätzter Unterschied
Personalverantwortliche sprechen häufig von ‘Time to Hire’, wenn sie meinen, wie schnell eine Stelle besetzt wurde. Doch zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag liegen nicht selten Wochen, wenn nicht Monate. Diese Differenz – die ‘Time to Fill’ – hat entscheidende Auswirkungen auf die Produktivität und sollte in jeder Kostenkalkulation berücksichtigt werden.
| Begriff | Definition |
| Time to Hire | Dauer vom Start des Recruiting-Prozesses bis zur Vertragsunterschrift. |
| Time to Fill | Dauer vom Start des Prozesses bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn. |
(Formel: time to fill = time to hire + Kündigungsfrist)
Welche Kosten verursacht eine unbesetzte Stelle?
Die direkten Kosten zur vakanten Position lassen sich relativ leicht berechnen: anteilige Recruitmentkosten, Kosten für Überstunden im Team oder auch Kosten für Ausfälle im Team. Doch das Bild wird erst vollständig, wenn auch die Opportunitätskosten berücksichtigt werden – also das, was durch das Fehlen der Position nicht entstehen konnte.
Kostenarten bei Vakanzen
| Direkte Vakanzkosten | Opportunitätskosten |
| Recruitmentkosten (anteilig), Überstundenvergütung, Kosten temporärer Ersatzlösungen | Produktivitätsverluste, verpasste Projektchancen, Umsatzverluste, Innovationsstaus |
| Einarbeitungskosten bei späterem Neueinstieg | Verlust von Know-how, Image- und Reputationsverlust |
| Ausfallzeiten im Team | Demotivation im Team, erhöhte Fluktuation |
Fehlentscheidungen kosten mehr als nur Zeit
Fehlbesetzungen verursachen laut Studien Kosten in Höhe von bis zu 300 % des Bruttojahresgehalts der jeweiligen Position. Neben direkten Trennungskosten entstehen Folgekosten durch falsche Entscheidungen, Demotivation der Belegschaft und erneutes Recruiting. Gerade bei Führungsrollen können diese Effekte die Gesamtleistung eines Unternehmens massiv beeinträchtigen.
Typische Folgekosten einer Fehlbesetzung
| Kostenbereich | Wesentliche Auswirkungen |
| Finanzielle Kosten | Abfindungen, Kosten der Neubesetzung, Onboarding-Ausgaben |
| Leistungseinbußen | Qualitätsverlust, Projektabbrüche, Umsetzungsprobleme |
| Teamdynamik | Demotivation, erhöhte Fluktuation, Misstrauen |
| Kultureller Schaden | Verlust von Vertrauen, gestörte Zusammenarbeit |
| Reputation & Markt | Kundenabwanderung, Imageschäden, Einbußen in der Wettbewerbsfähigkeit |
Fallbeispiel: Innovationsführer im Maschinenbau
Ausgangssituation:
Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich des Sondermaschinenbaus suchte für die Konzeption und Umsetzung seiner zukünftigen Digitalisierungsstrategie einen erfahrenen IT-Manager inkl. der Leitung eines Teams von 15 IT-Fachkräften. Das Jahresgehaltspaket für die Position sollte im Rahmen zwischen 120.000 und 140.000 EUR liegen. Die bisherigen Versuche der letzten drei Monate, die Position adäquat zu besetzen, waren gescheitert – verfügbare Kandidaten hatten entweder keine ausreichende Fach- und spezifische Branchenkenntnis oder fehlende Führungserfahrung.
Lösungsansatz:
Nach einer umfassenden Analyse der strategischen Anforderungen und einer Neudefinition des Anforderungsprofils wurde ein Direct-Search-Prozess initiiert. Anstatt auf klassische Bewerbungen aus den Stellenausschreibungen zu setzen, wurden gezielt Kandidaten in angrenzenden Branchen aus dem regionalen Umfeld identifiziert, welche auch bereits Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt hatten. So konnten vier potenzielle Kandidaten mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und Führungserfahrungen für die erste Interviewrunde identifiziert werden.
Ergebnis:
In die entscheidende Interviewrunde ging man dann mit zwei Kandidaten. Die Position konnte letztendlich aufgrund eines effizienten Prozesses innerhalb von nur sechs Wochen mit dem passenden Kandidaten besetzt werden, der sowohl die notwendige Führungserfahrung als auch ein tiefes Verständnis für die spezifischen Anforderungen der anstehenden Aufgaben und Branchenkenntnisse im Maschinenbau mitbrachte. Insgesamt lag die time-to-hire somit bei 132 Tagen, allein für den Direct Search jedoch nur bei 42 Tagen. Letztendlich konnte der Kandidat mit einer verkürzten Kündigungsfrist von zwei Monaten nach insgesamt 192 Tagen seine Position antreten und die Aufgaben zur Digitalisierung angehen.
Aus diesem Fallbeispiel ist zu erkennen, dass die Vakanz- und Opportunitätskosten jeden Monat die eingesparten Personalkosten deutlich übersteigen. So entsteht bei schnellerer Besetzung der Position ein Einsparpotenzial von gut 16.000 EUR pro Monat. Die dann an sich noch „ungenutzte Vorphase“ von drei Monaten führte nochmals zu einer weiteren Kostenerhöhung von ca. 50.000 Euro bei den Vakanz- und Opportunitätskosten.
Das Honorar für die zielgerichtete Personalberatung kann sich in diesem Fall relativ schnell amortisieren.
Strategische Besetzungen – gemeinsam schneller zum Ziel
Personalberatung ist kein Kostenfaktor, sondern eine Investition in Geschwindigkeit und Qualität. Gerade in Zeiten knapper Ressourcen, Fachkräftemangel und hohem Innovationsdruck lohnt es sich, externe Expertise einzubinden. Nicht als Ersatz, sondern als Sparringspartner für HR – für eine gemeinsame, nachhaltige Besetzungsstrategie.
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