Vakanzkosten bezeichnen die wirtschaftlichen Schäden, die durch unbesetzte Stellen entstehen. Sie umfassen direkte Zusatzkosten und vor allem Opportunitätskosten, dem sogenannten Schadenpotenzial. Doch warum sollten die Vakanzkosten von Entscheidern systematisch berechnet werden? Weil unbesetzte Positionen kein Randthema der HR-Abteilung, sondern ein messbarer wirtschaftlicher Risikofaktor für Unternehmen sind.
Für eilige Leser:innen (TL;DR) – Q&A-Kurzfassung
Und hier geht es zur Langversion.
Was ist das Kernproblem?
Viele Unternehmen erfassen nur budgetierte Personalkosten, nicht aber die tatsächlichen Kosten unbesetzter Positionen.
Warum ist das Thema für Entscheider relevant?
Vakanzkosten wirken sich direkt auf Profitabilität, Produktivität und strategische Handlungsfähigkeit aus.
Welche Kosten werden häufig übersehen?
Direkte Zusatzkosten (Überstunden, Verzögerungen) und Opportunitätskosten (entgangener Umsatz, verpasste Chancen).
Warum reicht klassisches Recruiting-Controlling nicht aus?
Weil es meist nur Kosten der Recruitingprozesse erfasst – und nicht die tatsächlichen Kosten des Impacts der vakanten Rolle.
Welche Lösung zeigt der Beitrag auf?
Der Vakanzkosten-Rechner VakaCheck® macht wirtschaftliche Effekte von Vakanzen transparent und vergleichbar.
Was können Unternehmen konkret tun?
Vakanzkosten systematisch berechnen und alternative Besetzungsmodelle fundiert bewerten.
Key Takeaway:
Wer Vakanzkosten in seinem Unternehmen nicht misst, trifft Personalentscheidungen im Blindflug – mit realen wirtschaftlichen Folgen.
Warum Entscheider endlich Vakanzkosten berechnen müssen – und wie VakaCheck® Licht ins Dunkel bringt
Unbesetzte Positionen sind in vielen Unternehmen längst kein „lästiges HR-Problem“ mehr, das sich mit Jobanzeigen und Talentpools lösen lässt. Sie sind ein signifikanter wirtschaftlicher Risikofaktor, der spürbar Profit, Produktivität und Unternehmensentwicklung schmälert – weit über die rein budgetierten Personalkosten hinaus. Diese zentrale Erkenntnis steht im Mittelpunkt eines aktuellen Interviews mit Stefan Scheller auf PERSOBLOGGER, in dem unser geschäftsführender Gesellschafter Lutz Altmann das Vakanzkosten-Rechnertool VakaCheck® vorstellt und erklärt, warum gerade jetzt Entscheider ihr Blickfeld erweitern müssen.
👉 Zum vollständigen Interview auf Persoblogger
Unbesetzte Rollen kosten mehr als gedacht
In den Köpfen vieler Führungskräfte lautet die Annahme: „Solange das Personalkostenbudget nicht in Anspruch genommen wird, kostet eine offene Stelle nichts.“ Diese Sicht ist nicht nur zu kurz gedacht – sie ist strategisch gefährlich. Hierbei ignorieren Entscheider vor allem schnell zwei entscheidende Komponenten:
- die direkten Zusatzkosten (z. B. Überstunden, Krankheitsausfälle, Vertretungslösungen, erhöhte Recruitingkosten),
- und die Opportunitätskosten (z. B. entgangene Umsätze, verzögerte Entscheidungen, verpasste Wachstumschancen).
„Unternehmen budgetieren jegliche Personalkosten – aber sie berechnen nicht, was eine Vakanz sie wirklich kostet.“
Damit wird deutlich: Wer Vakanzkosten nicht berechnet, unterschätzt systematisch die wirtschaftliche Wirkung offener Positionen.
VakaCheck®: Transparenz statt Bauchgefühl
Die Herausforderung ist nicht nur, die Kosten zu erkennen, sondern sie messbar, vergleichbar und strukturiert darzustellen. Genau hier setzt der Vakanzkosten-Rechner VakaCheck® an.
Anders als vereinfachte Modelle, die lediglich das Jahresgehalt und die Time-to-Fill multiplizieren, berücksichtigt VakaCheck® mehrere Ebenen der wirtschaftlichen Wirkung einer Vakanz:
- Budgetierte Personalkosten – die klassisch in der Budgetplanung stehen
- Direkte Zusatzkosten – Überstunden, Vertretung, Recruiting-Mehraufwand
- Opportunitätskosten – entgangene Wirkung in Umsatz, Projekten und Stabilität
„Personalkosten einer Vakanz sind budgetiert – der Schaden entsteht jedoch durch die fehlende Wirkung.“
Vakanzkosten werden so von einer abstrakten HR-Größe zu einer belastbaren Management-Kennzahl.
💡Jetzt Vakanzkosten messen:
Nutzen Sie den kostenlosen VakaCheck® Vakanzkosten-Rechner, um konkrete Zahlen für Ihre offenen Rollen zu erhalten.
Time to Fill vs. Time to Hire – ein entscheidender Unterschied
Ein Kernelement der Analyse ist die Definition der Vakanzzeit. Viele Firmen rechnen bis zur Vertragsunterzeichnung – doch das greift zu kurz. VakaCheck® berücksichtigt das, was tatsächlich zählt:
- Time to Hire: Zeitraum bis zur Vertragsunterschrift
- Time to Fill: Zeitraum bis zur tatsächlichen Wirksamkeit in der Position (inkl. Kündigungsfrist, ggf. auch bis zur erfolgreichen Einarbeitung)
„Eine Vakanz endet nicht mit der Unterschrift, sondern mit Wirkung in der Position.“
Gerade bei Schlüsselpositionen summieren sich diese Phasen zu erheblichen wirtschaftlichen Verlusten.
Alternative Besetzungsmodelle strategisch bewerten
Ein weiterer Nutzen von VakaCheck® liegt in der vergleichenden Bewertung von Besetzungsoptionen. Denn erst wenn Vakanzkosten transparent sind, wird sichtbar:
- wann Abwarten teurer ist als pragmatische Übergangslösungen,
- wie Interim- oder Fractional-Expertise wirtschaftliche Schäden begrenzen kann,
- welche Besetzungsmodelle situativ den höchsten Nutzen bringen.
„Nicht zu entscheiden ist oft teurer als sich für eine zeitlich begrenzte Lösung in der Vakanzphase zu entscheiden.“
Damit rückt Vakanzmanagement klar in die Verantwortung der Unternehmensführung.
Was Entscheider jetzt tun sollten
Wenn die Kosten unbesetzter Rollen nicht sichtbar sind, werden sie auch nicht strategisch gesteuert. Das führt zu:
- verlängerten Besetzungsprozessen
- steigendem Stress im Team
- sinkender Produktivität
- verpassten Chancen und Umsatzverlusten
Vakanzkosten sind damit ein Wettbewerbsfaktor – nicht nur ein HR-Thema.
Häufige Fragen zu Vakanzkosten
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten umfassen alle wirtschaftlichen Schäden, die durch unbesetzte Stellen entstehen – inklusive direkter Kosten und Schadenpotenzial, den Opportunitätskosten.
Warum sollten Unternehmen Vakanzkosten berechnen?
Weil nur messbare Kosten strategisch gesteuert und wirtschaftlich bewertet werden können.
Wie lassen sich Vakanzkosten berechnen?
Durch strukturierte Modelle wie den Vakanzkosten-Rechner VakaCheck®, der mehrere Kostenebenen berücksichtigt.
Wann sind alternative Besetzungsmodelle sinnvoll?
Wenn die Kosten des Abwartens höher sind als der temporäre Einsatz externer Expertise.
💡 Vakanzkosten strategisch reduzieren:
Wenn Vakanzzeiten strukturelle Ursachen haben, unterstützt Karriereweg bei der Auswahl passender Besetzungsmodelle – von Interim über Fractional bis Permanent.
Unbesetzte Positionen sind preiswerter, als sie aussehen? Nein. Ganz im Gegenteil: Sie sind unsichtbare, aber real wirksame Kosten- und Risikoquellen. Welche Entscheidung – Abwarten, schneller Besetzungsprozess, Interim-Expertise oder Fractional-Modelle – am effizientesten ist, hängt von Ihrer Vakanz-Konstellation ab. Ohne eine faktenbasierte Vakanzkosten-Analyse bleibt dieser strategische Hebel ungenutzt.
Mit VakaCheck® liefert Karriereweg ein Werkzeug, das Vakanzkosten sichtbar macht – und fundierte, ökonomisch sinnvolle Personalentscheidungen ermöglicht.