Ausgangslage: Assistenz der Geschäftsführung gesucht

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Ein familiengeführtes Dienstleistungsunternehmen aus der Service-Branche mit ca. 15.000 Mitarbeitern hatte dringend eine Position als Management Assistant neu zu besetzen. Die sehr anspruchsvolle Führungskraft hatte hohe Erwartungen an die zukünftige Executive Assistant und der Suchprozess zog sich bereits über ein Jahr hin. Mehrere Kandidaten und Kandidatinnen für die Position wurden bereits zum persönlichen Gespräch eingeladen, jedoch sagten einige nach den Zweitgesprächen ab, da sie Bedenken bezüglich des autoritären Führungsstils und der hohen Anspruchshaltung der Geschäftsführung hatten. Dies brachte das interne Recruiting an seine Grenzen.

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Strategie: Professionelle Personalsuche für Top-Management-Assistenz

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Wir von Karriereweg wurden aufgrund unserer Expertise bei der Besetzung anspruchsvoller Positionen im Executive Support beauftragt, nachdem das Unternehmen bereits in der Vergangenheit von deren professioneller Unterstützung profitiert hatte. Die Anforderungen an die Management Assistant Position waren komplex: Die ideale Person musste nicht nur souverän mit einer autoritären Führungspersönlichkeit umgehen können, sondern auch über internationale Erfahrung in größeren Unternehmen und exzellente Englischkenntnisse für internationale Netzwerkangelegenheiten verfügen. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Persönlichkeit der Executive Assistant, die gleichzeitig diplomatisch und durchsetzungsstark sein musste.

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Der Weg zum Erfolg: Passgenaue Besetzung der GF-Assistenz

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In enger Abstimmung mit dem Kunden entwickelten wir einen mehrstufigen Interviewprozess für die Besetzung der Management Assistant Position. Dieser beinhaltete zunächst eine gründliche Analyse der Arbeitsweise und Erwartungen des Geschäftsführers, um anschließend gezielt nach Kandidaten und Kandidatinnen zu suchen, die diesem Profil entsprachen. Die final ausgewählte Person überzeugte durch ihre natürliche Autorität, nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit anspruchsvollen Führungspersönlichkeiten und herausragende kommunikative Fähigkeiten. Besonders ihre Fähigkeit, schwierige Persönlichkeiten geschickt zu lenken, ohne sich einschüchtern zu lassen, war ausschlaggebend für die Entscheidung der Geschäftsführung.

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Das Ergebnis: Erfolgreiche Stellenbesetzung in drei Monaten

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Der gesamte Prozess der Personalsuche, einschließlich der erfolgreichen Besetzung der Executive Assistant Position, dauerte lediglich drei Monate. Die enge Abstimmung aller Gespräche und Prozesse zwischen Kunde, Kandidaten und Karriereweg führte zu einer nachhaltigen Besetzung. Die neue Geschäftsführungsassistenz etablierte sich schnell in ihrer Position und entwickelte eine effektive Arbeitsbeziehung mit der Geschäftsführung.

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Fazit: Erfolgsfaktoren bei der Suche nach Top-Management-Assistenz

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Dieser Fall verdeutlicht, wie entscheidend ein tiefes Verständnis der Unternehmenskultur und der spezifischen Anforderungen der Führungskraft für eine erfolgreiche Stellenbesetzung im Bereich Management Support sein kann. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der sorgfältigen Analyse der Persönlichkeitsmerkmale und der gezielten Suche nach einer Kandidatin, die nicht nur fachlich, sondern vor allem auch persönlich zur Position passte. Für ähnlich anspruchsvolle Besetzungen im Bereich Executive Assistant empfiehlt sich ein vergleichbar strukturierter Ansatz mit besonderem Fokus auf die zwischenmenschliche Komponente.

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Die Ansätze des Interim oder Fractional Managements hatten wir mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen im Unternehmen vorab intensiv besprochen. Aufgrund der engen persönlichen Zusammenarbeit mit der gesuchten Kandidatin wurde diese Option jedoch aus nachvollziehbaren Gründen von Kundenseite vorab ausgeschlossen.  

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Bildquelle: Canva Pro Teamlizenz (photographer: szepy by Getty images)

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