Was sind die Kosten unbesetzter Stellen?
Die Kosten unbesetzter Stellen umfassen nicht nur direkte Personalkosten, sondern vor allem verdeckte Vakanz- und Opportunitätskosten. Dazu zählen Produktivitätsverluste, Projektverzögerungen, entgangene Umsätze, Überlastung von Teams und steigende Fluktuation. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher ist der wirtschaftliche Schaden für das Unternehmen.
Für eilige Leser:innen (TL;DR) – Q&A-Kurzfassung
Und hier geht es zur Langversion.
Worum geht es in diesem Beitrag?
Um die oft unterschätzten Kosten unbesetzter Stellen und warum scheinbare Einsparungen durch Vakanzen in Wahrheit hohe wirtschaftliche Schäden verursachen.
Warum sind unbesetzte Stellen so teuer?
Weil neben direkten Kosten vor allem Opportunitätskosten entstehen: Verzögerte Projekte, Überlastung von Teams, Fehlerquoten und steigende Fluktuation.
Was verschärft das Problem zusätzlich?
Lange Vakanzzeiten, Kündigungsfristen, lange Time-to-Fill-Phasen sowie verzögertes Handeln der Unternehmen.
Was ist die zentrale Erkenntnis?
Nicht-Besetzen spart kein Geld. Die Kosten unbesetzter Stellen übersteigen in der Regel deutlich die Kosten temporärer oder frühzeitiger Lösungen.
Die unterschätzten Kosten unbesetzter Stellen
Einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zufolge kostete der Fachkräftemangel die deutsche Wirtschaft im Jahr 2024 Produktionskapazitäten im Wert von 49 Milliarden Euro. Bis 2027 könnten die Verluste sogar auf 74 Milliarden Euro ansteigen. Diese Zahlen verdeutlichen die enormen wirtschaftlichen Auswirkungen unbesetzter Stellen auf die Gesamtwirtschaft. Die Kosten unbesetzter Stellen zeigen sich dabei nicht nur in volkswirtschaftlichen Kennzahlen, sondern wirken sich unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit einzelner Unternehmen aus. Was sich auf gesamtwirtschaftlicher Ebene in Milliardenverlusten niederschlägt, wirkt sich auf Unternehmensebene ebenfalls in Form verdeckter Kosten aus – allen voran durch unerkannte Vakanz- und Opportunitätskosten. Da Unternehmen gerne mit direkten Personalkosten kalkulieren, geraten diese hohen Kosten bei unbesetzten Schlüsselpositionen oft aus dem Blick. Gerade diese fehlende Transparenz führt dazu, dass die Kosten unbesetzter Stellen systematisch unterschätzt werden.
Vakanz- und Opportunitätskosten
Bei den Opportunitätskosten liegt das eigentliche „Schadenspotenzial“ für Unternehmen: Verpasste Projekte, ungenutzte Umsatzpotenziale, Überlastung des verbleibenden Teams, sinkende Motivation und erhöhtes Risiko von Fehlern und Fehlentscheidungen. Diese Effekte verstärken sich mit jeder weiteren Woche, in der eine Schlüsselrolle unbesetzt bleibt.
Laut einer weiteren Erkenntnis des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) steigt die Belastung auf das Team, je länger eine Vakanz dauert. Das wiederum facht die Fluktuation weiter an – ein Teufelskreis, der sich schwer bremsen lässt. Hinzu kommt, dass sich die grundsätzliche Wechselbereitschaft unter Mitarbeitern mit 37% ebenfalls weiter auf einem hohen Niveau befindet – und das trotz angespannter wirtschaftlicher Lage. Die Kosten unbesetzter Stellen wirken damit nicht isoliert, sondern treiben zusätzliche personelle Risiken.
„Direkte Kosten sind die Rechnungen, die Sie heute sehen. Opportunitätskosten sind die Verluste, die Sie erst morgen spüren – dafür umso schmerzlicher.“
Häufige Fragen zum Thema „Kosten unbesetzter Stellen“
Was zählt alles zu den Kosten unbesetzter Stellen?
Neben direkten Personalkosten vor allem Vakanz- und Opportunitätskosten wie entgangener Umsatz, Projektverzögerungen, Überlastung von Teams und Fluktuationsrisiken.
Warum unterschätzen Unternehmen diese Kosten häufig?
Weil sie primär mit sichtbaren Personalkosten kalkulieren und verdeckte wirtschaftliche Effekte nicht systematisch messen.
Wie wirken sich lange Vakanzzeiten auf Teams aus?
Sie erhöhen die Arbeitsbelastung, senken Motivation und steigern das Risiko weiterer Kündigungen.
Sind eingesparte Personalkosten durch Vakanzen wirklich Einsparungen?
Nein. In den meisten Fällen übersteigen die Opportunitätskosten die vermeintlich eingesparten Personalkosten deutlich.
Klug Investieren statt Sparen: ein Perspektivwechsel
Die Vakanzzeiten deutscher Unternehmen erreichen laut einer Analyse von Stepstone im 1. Quartal 2025 mit 180 Tagen im Durchschnitt ein neues Rekordhoch. Lange Vakanzzeiten sind ein zentraler Kostentreiber unbesetzter Stellen. Lange Kündigungsfristen, insbesondere bei Spezialistenpositionen, spielen hier eine entscheidende Rolle. Da entsprechend attraktive Kandidaten auch bei anderen Arbeitgebern potenziell eine schmerzliche Lücke hinterlassen, sichern sich diese ebenfalls gegen allzu lange Vakanzzeiten mit entsprechenden Fristen ab. Nicht der Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung ist damit relevant, sondern der des tatsächlichen Arbeitsantritts oder – wie der Begriff „time to fill“ nahelegt – der Zeitpunkt, in dem ein neuer Mitarbeiter die Vakanz auch vollumfänglich ausfüllt. Je länger diese Phase dauert, desto höher fallen die Kosten unbesetzter Stellen aus.
Hier kommen genau genommen Onboarding und Einarbeitungszeit noch on top, womit sich die Vakanzzeit auf 100% Ebene noch weiter verlängert. Dieses Zögern erhöht das wirtschaftliche Risiko erheblich. Angesichts dieser bekannten Probleme werden Unternehmen immer noch viel zu spät aktiv tätig, nämlich oft erst nach einer relevanten Dauer von als erschwert empfundenen Besetzungsversuchen. So verstreicht wertvolle Zeit, die sich in den zuvor genannten Nachteilen niederschlägt. Das Gegenteil ist sogar nicht selten der Fall: Man rühmt sich nämlich noch damit, dass der im Personalbudget vorgesehene, aber über Monate nicht abgerufene Betrag – aka Personalkosten auf der Stelle – gespart wird. Ein Trugschluss! Denn diese vermeintlich „eingesparten Kosten“ sind nichts gegen die entsprechenden Schadenpotenziale und damit Kosten langer Vakanzzeiten. In der Realität übersteigen die Kosten unbesetzter Stellen die eingesparten Personalkosten meist deutlich.
Das folgende Diagramm zeigt in welchen Verhältnissen das Personalkostenbudget zu den einzelnen Kostenarten einer vakanten Position stehen.
Kostenarten einer unbesetzten Position im Vergleich
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Diese „gesparten“ Personalkosten lassen sich daher viel besser gezielt in temporäre Lösungen investieren – mit dem Effekt, dass erst gar keine Kompetenzlücke entsteht und Projekte erfolgreich an- sowie weiterlaufen können. Frühzeitige Investitionen reduzieren nachweislich die Kosten unbesetzter Stellen.
„In Vakanzen tickt eine stille Uhr, um nicht zu sagen eine Bombe. Jeder verstrichene Tag kostet mehr, als man auf dem Papier sieht.“
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