Einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zufolge kostete der Fachkräftemangel die deutsche Wirtschaft im Jahr 2024 Produktionskapazitäten im Wert von 49 Milliarden Euro. Bis 2027 könnten die Verluste sogar auf 74 Milliarden Euro ansteigen. Diese Zahlen verdeutlichen die enormen wirtschaftlichen Auswirkungen unbesetzter Stellen auf die Gesamtwirtschaft. Was sich auf gesamtwirtschaftlicher Ebene in Milliardenverlusten niederschlägt, wirkt sich auf Unternehmensebene ebenfalls in Form verdeckter Kosten aus – allen voran durch unerkannte Vakanz- und Opportunitätskosten. Da Unternehmen gerne mit direkten Personalkosten kalkulieren, geraten diese hohen Kosten bei unbesetzten Schlüsselpositionen oft aus dem Blick.
Vakanz- und Opportunitätskosten
Bei den Opportunitätskosten liegt das eigentliche „Schadenspotenzial“ für Unternehmen: Verpasste Projekte, ungenutzte Umsatzpotenziale, Überlastung des verbleibenden Teams, sinkende Motivation und erhöhtes Risiko von Fehlern und Fehlentscheidungen.
Laut einer weiteren Erkenntnis des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) steigt die Belastung auf das Team, je länger eine Vakanz dauert. Das wiederum facht die Fluktuation weiter an – ein Teufelskreis, der sich schwer bremsen lässt. Hinzu kommt, dass sich die grundsätzliche Wechselbereitschaft unter Mitarbeitern mit 37% ebenfalls weiter auf einem hohen Niveau befindet – und das trotz angespannter wirtschaftlicher Lage.
„Direkte Kosten sind die Rechnungen, die Sie heute sehen. Opportunitätskosten sind die Verluste, die Sie erst morgen spüren – dafür umso schmerzlicher.“
Klug Investieren statt Sparen: ein Perspektivwechsel
Die Vakanzzeiten deutscher Unternehmen erreichen laut einer Analyse von Stepstone im 1. Quartal 2025 mit 180 Tagen im Durchschnitt ein neues Rekordhoch. Lange Kündigungsfristen, insbesondere bei Spezialistenpositionen, spielen hier eine entscheidende Rolle. Da entsprechend attraktive Kandidaten auch bei anderen Arbeitgebern potenziell eine schmerzliche Lücke hinterlassen, sichern sich diese ebenfalls gegen allzu lange Vakanzzeiten mit entsprechenden Fristen ab. Nicht der Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung ist damit relevant, sondern der des tatsächlichen Arbeitsantritts oder – wie der Begriff „time to fill“ nahelegt – der Zeitpunkt, in dem ein neuer Mitarbeiter die Vakanz auch vollumfänglich ausfüllt.
Hier kommen genau genommen Onboarding und Einarbeitungszeit noch on top, womit sich die Vakanzzeit auf 100% Ebene noch weiter verlängert. Angesichts dieser bekannten Probleme werden Unternehmen immer noch viel zu spät aktiv tätig, nämlich oft erst nach einer relevanten Dauer von als erschwert empfundenen Besetzungsversuchen. So verstreicht wertvolle Zeit, die sich in den zuvor genannten Nachteilen niederschlägt. Das Gegenteil ist sogar nicht selten der Fall: Man rühmt sich nämlich noch damit, dass der im Personalbudget vorgesehene, aber über Monate nicht abgerufene Betrag – aka Personalkosten auf der Stelle – gespart wird. Ein Trugschluss! Denn diese vermeintlich „eingesparten Kosten“ sind nichts gegen die entsprechenden Schadenpotenziale und damit Kosten langer Vakanzzeiten.
Das folgende Diagramm zeigt in welchen Verhältnissen das Personalkostenbudget zu den einzelnen Kostenarten einer vakanten Position stehen.
Kostenarten einer unbesetzten Position im Vergleich
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Diese „gesparten“ Personalkosten lassen sich daher viel besser gezielt in temporäre Lösungen investieren – mit dem Effekt, dass erst gar keine Kompetenzlücke entsteht und Projekte erfolgreich an- sowie weiterlaufen können.
„In Vakanzen tickt eine stille Uhr, um nicht zu sagen eine Bombe. Jeder verstrichene Tag kostet mehr, als man auf dem Papier sieht.“
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