In dieser Woche war ich Gast beim DUT Podcast von Thomas Ottersbach. Unser Thema war “Warum offene Stellen ein unterschätztes Geschäftsrisiko sein können”. Wir konnten gemeinsam viele aktuelle Fragen zu KI im Recruiting, Fachkräftemangel, Vakanzkosten & Co. ansprechen. Erkenntnis unseres Gesprächs: Offene Stellen sind eine strategische Führungsfrage.
Für eilige Leser:innen (TL;DR) – Q&A-Kurzfassung
Und hier geht es zur Langversion.
Worum geht es im Kern?
Offene Stellen wirken immer – auch dann, wenn nichts entschieden wird.
Warum ist der Fachkräftemangel gerade jetzt so relevant?
Neu ist aktuell die Gleichzeitigkeit von wirtschaftlicher Unsicherheit, Transformation und hohem Veränderungsdruck.
Was ist die wichtigste Erkenntnis?
Nicht-Entscheidungen verursachen oft höhere Kosten als Fehlentscheidungen.
Key Takeaway:
Wer Verantwortung trägt, muss auch für Vakanzen Verantwortung übernehmen.
Warum offene Stellen schnell zum Geschäftsrisiko werden
Wenn man wie ich lange genug in unterschiedlichen Organisationen gearbeitet hat, erkennt man Muster.
Eines davon begleitet mich seit Beginn meines Berufslebens: der Umgang mit offenen Stellen.
Mein eigener Weg begann im Chemielabor im Konzern, führte mich über die Beratung in ein Start-up und als HR Manager in ein ITK-Unternehmen. Schließlich baute ich 2003 meine eigene Personalberatung auf. Rückblickend erstaunt mich, wie vertraut viele aktuelle Diskussionen klingen. Fachkräftemangel, War for Talents, schwierige Märkte – all das habe ich bereits vor über zwanzig Jahren erlebt. Neu ist aus meiner Sicht nicht das Problem an sich, sondern die Gleichzeitigkeit, mit der es heute auftritt. Wirtschaftliche Unsicherheit, Transformation und Personalknappheit treffen parallel aufeinander und verstärken sich gegenseitig.
Warum Abwarten sich oft wie Sicherheit anfühlt
In solchen Phasen beobachte ich immer wieder dieselbe Reaktion: Zurückhaltung.
Einstellungen werden gestoppt, offene Stellen bleiben unbesetzt, Entscheidungen werden vertagt. Auf dem Papier wirkt das vernünftig. In der Praxis erweist es sich jedoch häufig als trügerische Sicherheit.
In vielen Unternehmen gelten offene Stellen kurzfristig als Kostenersparnis. Das Gehalt wird nicht ausgezahlt, das Budget geschont. Doch Arbeit verschwindet nicht, nur weil eine Position vakant ist. Sie verteilt sich auf andere Schultern. Projekte verzögern sich, Prioritäten verschieben sich, Teams kompensieren über Wochen und Monate hinweg. Überlastung wird zum Normalzustand, Motivation sinkt, Qualität leidet. Die Kosten tauchen nicht sofort auf, aber sie wirken – leise und nachhaltig.
Lasst uns erst einmal abwarten – wie eine Vakanz doch Kosten verursacht
Ein Beispiel aus meiner Beratung hat sich besonders eingeprägt. Eine Key-Account-Position im Vertrieb wurde bewusst über mehrere Monate nicht nachbesetzt. Die Idee dahinter: Kosten sparen, erst einmal abwarten. Am Ende entstand ein geschätzter Schaden von rund 150.000 Euro – durch entgangene Umsätze, schlecht betreuter Kunden und verpasster Marktchancen. Die eingesparten Personalkosten von 90.000 Euro standen dazu in keinem Verhältnis.
Was viele Unternehmen dabei unterschätzen, ist die Zeitdimension. In den ersten Wochen lässt sich vieles intern auffangen. Nach drei oder vier Monaten steigt die Belastung spürbar. Besonders kritisch wird es, wenn Leistungsträger beginnen, sich extern zu orientieren. Dann bleibt es nicht bei der einen Vakanz. Das Risiko vervielfacht sich, weil zusätzlich Know-how und Stabilität verloren gehen.
Das Gespräch, das diesen Beitrag angestoßen hat, können Sie als Podcast auf YouTube oder Spotify anhören.
Mein Karriere-Learning: Handlungsfähigkeit schlägt Perfektion
Aus diesen Erfahrungen heraus halte ich Interimslösungen für ein unterschätztes strategisches Instrument. Nicht als Notlösung, sondern als bewusste Entscheidung. Gute Interimskräfte sind darauf vorbereitet, schnell wirksam agieren zu können, Prozesse zu optimieren, Strukturen zu schaffen und Wissen zu dokumentieren. Idealerweise entsteht parallel die Möglichkeit, interne Mitarbeitende aufzubauen und Verantwortung schrittweise zu übergeben. Für mich geht es dabei nicht um Dauerlösungen, sondern um Handlungsfähigkeit.
Ein weiteres zentrales Learning aus meinem Berufsleben ist der Umgang mit Fehlbesetzungen. Die Angst davor ist verständlich. Gefährlich wird sie erst, wenn sie zu Stillstand führt. Perfekte Lebensläufe suggerieren Sicherheit, liefern sie aber selten. Rollen verändern sich, Unternehmen entwickeln sich weiter, Märkte kippen. In diesem Umfeld haben sich für mich kulturelle Passung, Lernbereitschaft und Haltung als deutlich stabilere Faktoren erwiesen als eine vermeintlich perfekte fachliche Passgenauigkeit zum Einstellungszeitpunkt.
Auch moderne Recruiting-Tools und KI ändern daran wenig. Sie unterstützen Analysen, schaffen Effizienz und Transparenz. Doch Beziehung, Vertrauen und Verantwortung lassen sich nicht automatisieren. Entscheidungen bleiben menschlich – und genau darin liegt ihre Qualität.
Meine wichtigste Erkenntnis aus den letzten Jahren lautet daher:
Offene Stellen sind kein neutraler Zustand. Sie wirken immer. Wer nicht entscheidet, entscheidet trotzdem. Unternehmen, die diese Verantwortung bewusst annehmen, gewinnen Optionen. Alle anderen zahlen den Preis später – meist höher, als sie erwarten.
Häufige Fragen zum Thema
Warum sind offene Stellen ein Geschäftsrisiko?
Offene Stellen führen zu Überlastung, Projektverzögerungen und Qualitätsverlusten. Die entstehenden Kosten sind oft erst unsichtbar, wirken aber langfristig auf Umsatz, Kundenbindung und Mitarbeitermotivation.
Ab wann wird eine Vakanz kritisch?
In der Praxis zeigt sich, dass Vakanzen nach drei bis vier Monaten spürbare negative Effekte haben. Ab diesem Zeitpunkt steigen Überlastung und Fluktuationsrisiko deutlich.
Sind Interimslösungen wirklich eine Alternative zur Festanstellung?
Ja, wenn sie strategisch eingesetzt werden. Interim Experten können schnell Wirkung entfalten, Risiken abfedern und gleichzeitig den Aufbau interner Kompetenzen ermöglichen.
Was ist wichtiger: fachliche Passung oder kulturelle Passung?
Langfristig ist kulturelle Passung entscheidender. Fachliche Lücken lassen sich entwickeln, Haltung und Werte dagegen kaum.
Wie teuer ist Ihre unbesetzte Stelle wirklich?
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