Der sich zuspitzende Fachkräftemangel ist angesichts der Herausforderungen, die die Transformation an Unternehmen stellt, so kritisch wie nie zu betrachten. Das bekommen derzeit viele Unternehmen zu spüren.  

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Flexible Beschäftigungsmodelle sind daher ein echter Wettbewerbsvorteil angesichts der aktuellen Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt!

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Unbesetzte Positionen, insbesondere an strategisch wichtigen Knotenpunkten, haben unmittelbaren Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit und zwingen Personalentscheider zum radikalen Umdenken.

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So erging es auch einem unserer Mandanten.  

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Eine vertrackte Ausgangslage.

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Bereits seit einem halben Jahr hatte der IT-Leiter des mittelständischen Produktionsunternehmens erfolglos nach einem seniorigen SAP-Entwickler gesucht. Der vorherige Mitarbeiter hatte aufgrund mangelnder Erfahrung und extremer Überforderung schon das Handtuch geworfen.  

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Die Abläufe zwischen den Abteilungen gerieten in einen Kampf um Ressourcen, wichtige Projekte stagnierten. Kurz - die Stimmung kippte und drohte, das gesamte Unternehmen in Mitleidenschaft zu ziehen.

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Trotz intensiver Bemühungen seitens der HR-Abteilung in Bezug auf geeignete BewerberInnen, kam man hier nicht voran. "Die Bewerbungen, die wir erhielten, waren entweder qualitativ unzureichend oder die Gehaltsvorstellungen sprengten komplett unseren Rahmen", erinnert sich der IT-Leiter.  

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Mit einem verfügbaren Budget von 80.000 Euro Jahresgehalt war das Unternehmen zudem auf dem überhitzten Markt für SAP-Experten (Durchschnitt > 100TEUR) schlichtweg nicht konkurrenzfähig.

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Lösungsoptionen in Zahlen.

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Angesichts der sich bereits anbahnenden Krise und der sich schleppend gestaltenden Besetzung in Festanstellung, brachten wir beim IT-Leiter ein Interim Mandat ins Gespräch. Um langfristig, aber auch bedarfsgerecht, von der Expertise eines Senior SAP Entwicklers zu profitieren, sollte im Anschluss Fractional Work in Erwägung gezogen werden.  

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Zur Erinnerung:

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Dabei handelt es sich um den Einsatz einer hochqualifizierten Fach- und Führungskraft, die ihr umfassendes Know-how mehreren Unternehmen gleichzeitig - entweder in Teilzeit oder projektbezogen – längerfristig zur Verfügung stellt.

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Fractional "Work" oder Fractional "Employment"?

In der Fachliteratur werden die Begriffe „Fractional Work“ und „Fractional Employment“ oft gleichbedeutend verwendet. Der Terminus „Fractional Work“ hebt die Selbstständigkeit hervor. Im deutschsprachigen Raum könnte der Begriff „Employment" fälschlicherweise mit einer Festanstellung assoziiert werden.

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Die mit der Einbindung freiberuflicher Spezialisten verbundenen hohen Tagessätze erschienen unserem Kunden zunächst unzumutbar. Um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen, führten wir eine Berechnung der bereits entstandenen Kosten durch und stellten diese den Kosten für die möglichen Lösungsoptionen gegenüber. Hierzu kalkulierten wir weitere 140 Tage bis zum Starttermin eines SAP-Entwicklers mit der etwas geringerer Erfahrung direkt mit ein. So kamen wir insgesamt auf eine Vakanzzeit von 320 Tagen.

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Dabei wurde schnell deutlich, dass die Kosten der weiteren Nichtbesetzung dieser strategisch relevanten Position die Beschäftigung eines hochqualifizierten Freelancers durchaus rechtfertigten.  

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Durch die Reduktion der Arbeitszeiten im Rahmen von Fractional Work schien überdies auch endlich perspektivisch eine kostenoptimierte Lösung in Sicht.

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Personalplanung neu gedacht.

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Nach transparenter Darlegung sämtlicher Kosten wendete sich das Blatt bei unserem Kunden rasant.  

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„In unserem ersten Gespräch wurde mir klar, dass wir völlig neu denken mussten", erinnert sich der IT-Leiter. Wir hatten lediglich das Budget für eine Festanstellung im Kopf. Mit der Option eines Interim Mandates oder eines Fractional Experten und dem Bewusstsein für die konkreten Projektbudgetkosten wurde unser Handlungsspielraum sofort erweitert.“

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Zur Lösung des Dilemmas entwickelten wir schließlich ein dreistufiges Szenario, das unseren Kunden sofort überzeugte:  

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In drei Schritten zum Erfolg.

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Schritt 1:

Ein erfahrener SAP-Experte sollte für einen bestimmten Zeitraum (ca. 6-8 Monate) als Interim Manager fungieren und dabei eine Strategie entwickeln, wie die bereits definierten und um zwischenzeitlich ergänzte Anforderungen im Unternehmen mit dem Team rasch umgesetzt werden können.

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Schritt 2:

Parallel begannen wir direkt mit der gezielten Suche nach einem talentierten Nachwuchs Entwicklers, der von dem Interim Manager eingearbeitet und für zukünftige Herausforderungen befähigt werden sollte.  

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Schritt 3:

Das Interim Mandat würde darüber hinaus - in enger Absprache mit dem bereits eingestellten Junior SAP Entwickler und sobald es das Projekt zulassen würde - in ein Fractional-Modell übergehen. Dieser Ansatz sollte gewährleisten, dass unser Mandant über die aktuelle Notsituation hinaus langfristig von dessen Senior-Expertise profitieren kann bei gleichzeitiger Kostenoptimierung.

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Mission completed.

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"Natürlich war ich anfangs skeptisch", gibt der IT-Leiter zu. "Aber die Geschäftsführer von Karriereweg machten von Beginn an transparent, dass die Suche nach dem richtigen Nachwuchstalent ihre Zeit brauchen würde - vermutlich mehrere Monate. Gleichzeitig wurde mir klar, dass wir uns diese Zeit nur leisten können, wenn parallel jemand die dringenden Projekte vorantreibt."

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Die erste Phase der Strategie zeigte wie erwartet unmittelbare Wirkung: Der von uns ermittelte Senior-Experte baute in seiner Interimstätigkeit bei vier Tagen pro Woche innerhalb von 120 Arbeitstagen (ca. 7 Monate) den kompletten Projektstau ab - eine Leistung, die sein Vorgänger in den vergangenen drei Jahren nicht geschafft hatte.  

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"Plötzlich ging es vorwärts", berichtet der IT-Leiter begeistert. Der Interim Expert verstand nicht nur die technischen Anforderungen, sondern brachte auch die nötige Beratungs- und Umsetzungskompetenz mit."  

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Weitere positive Ergebnisse ließen nicht lange auf sich warten: Das internationale Wachstum beschleunigte sich, Anfragen für SAP-Umsetzungen kamen aus allen Abteilungen - von der Produktion über die Finanzen bis hin zu Lager und Vertrieb.

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Parallel lief die Suche nach einem geeigneten „Nachwuchsentwickler“. Das erwies sich jedoch, wie von uns prognostiziert, als echte Geduldsprobe! Letztendlich hatten wir Glück, dass wir einen Kandidaten mit kurzer Kündigungsfrist für uns gewinnen konnten. So vergingen nur 140 Tage von dieser Ausschreibung bis zum Arbeitsbeginn des neuen SAP-Entwicklers.

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Ganze 320 Tage vergingen insgesamt von der allerersten Ausschreibung bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn, inklusive Kündigungsfrist (Time to fill).

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"Im Nachhinein war es goldrichtig, dass wir nicht auf die Besetzung des festangestellten Entwicklers gewartet, sondern sofort mit dem Interim Mandat zeitnah gestartet haben", reflektiert der IT-Leiter. "In diesen gut sechs Monaten konnten wir nicht nur den Projektstau auflösen, sondern auch wichtige Weichen für die Zukunft stellen."

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Fractional Work als Gamechanger.

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Mit dem Start des Nachwuchstalents begann die dritte Phase der Strategie: Die schrittweise Transformation des Interim Managements in eine Fractional-Rolle. "Der Übergang verlief fließend", erinnert sich der IT-Leiter. "Mit zunehmendem Kompetenzaufbau unseres neuen Kollegen reduzierte sich der Bedarf an der quasi Vollzeit-Präsenz des Seniors.  

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Heute steht er uns etwa acht Tage im Monat zur Verfügung - eine für die nächsten Monate (über 30 Wochen) gesicherte Konstellation, die beiden Seiten optimale Flexibilität bietet."

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Die Kostenstruktur erwies sich dabei als weiterer Pluspunkt: "Durch die Verbuchung als Projektkosten und den flexiblen Einsatz ist das Modell für uns deutlich attraktiver als eine hochdotierte Festanstellung", erklärt der IT-Leiter. "Wir zahlen nur die Expertise, die wir wirklich brauchen. Und letztendlich konnten wir den Honorarsatz beim Fractional-Ansatz übernehmen und somit noch einmal einen Monat mehr Fractional-Expertise für uns binden."

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Nach gut einem Jahr der Zusammenarbeit zieht das Unternehmen eine durchweg positive Bilanz: Der angestellte Entwickler entwickelt sich zu einer kompetenten Kraft, der Senior-Experte steht als geschätzter Berater weiterhin zur Verfügung, und das Unternehmen profitiert von der perfekten Mischung aus aufgebauter interner Kompetenz und externer Expertise.

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"Ohne die strategische Weitsicht von Karriereweg hätten wir diesen Weg wohl nie eingeschlagen", resümiert der IT-Leiter. "Sie haben nicht nur eine kurzfristige Lösung für unseren Projektstau gefunden, sondern uns geholfen, ein nachhaltiges Modell für die Zukunft zu entwickeln. Heute wissen wir, dass wir mit der richtigen Strategie aus einer vermeintlichen Notsituation eine echte Erfolgsgeschichte entwickeln können.“

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Unser Karriereweg Tipp:

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Mit dem Einsatz von projektbezogenen oder Teilzeit Fach- und Führungskräften sichern sich die Unternehmen strategische Expertise - kosteneffizient und ohne langfristige Verpflichtung.

Haben Sie sich an der ein oder anderen Stelle wiedergefunden? Denken Sie daran, dynamische Anforderungen brauchen flexible Lösungen, gerade in der aktuellen Marktsituation. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir die für Sie passende Strategie. Sprechen Sie uns dazu gerne an. gf@karriereweg.de

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Bildquelle: Canva Pro Team Lizenz (photographer: putilich by Getty images)

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