Ein Private-Equity-finanziertes E-Commerce-ScaleUp mit 500 Mitarbeitenden stand parallel zur Internationalisierung in Europa unter massivem Wachstumsdruck. Die vakante Position Assistenz der Geschäftsführung mit PMO-Fokus führte zu Überlastung, Projektverzögerungen und Risiko im M&A-Umfeld – durch eine gezielte Permanentbesetzung via Active Search konnten innerhalb von zwei Monaten zwei Schlüsselprofile gewonnen werden. 

Mandant / Kunde

• Branche: E-Commerce 
• Unternehmensgröße: 500 Mitarbeitende, stark wachsend 
• Besonderheiten: ScaleUp, Private-Equity-finanziert, starke Internationalisierung und parallele Akquisitionsprojekte in Europa

Herausforderung

Zum Projektstart befand sich das Unternehmen in einer intensiven Wachstums- und Internationalisierungsphase. Die dreiköpfige Geschäftsführung war stark in Due-Diligence-Prozesse geplanter Akquisitionen eingebunden, während interne Strukturen und Prozesse dem Wachstum angepasst werden mussten. 

Die vakante Position Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf PMO führte zu spürbarer Überlastung: 

• Die bestehende Assistenz verantwortete Termin- und Reiseplanung für alle drei Gesellschafter. 
• Zusätzlich fielen zunehmend administrative Aufgaben im Projekt Management Office an. 
• Projekte verzögerten sich, operative Themen blieben liegen. 
• Die vorhandene Assistenz signalisierte Kündigungsabsicht aufgrund der Überlastung. 

Klassische Recruiting-Ansätze reichten nicht aus. Gesucht wurde ein spezifischer Skill-Mix aus PMO-Erfahrung, ScaleUp-/StartUp-Kompetenz, internationaler Projekterfahrung, Englischkenntnissen auf nahezu muttersprachlichem Niveau sowie örtlicher Präsenz in Köln. Der stark eingeschränkte Kandidatenmarkt erforderte eine gezielte externe Permanentlösung mittels Active Search. 

Zielsetzung

Ziel war die kurzfristige Besetzung der vakanten Position mit einem Profil, das den definierten MUST-Kriterien vollumfänglich entspricht und sofort wirksam wird. 

Die zeitlichen Zielgrößen waren klar definiert: 

• Vorstellung erster Kandidat:innen nach zwei Wochen 
• Interviews in Woche drei und vier 
• Vertragsangebot bis Ende der vierten Woche 
• Start innerhalb von zwei Monaten bei maximal einmonatiger Kündigungsfrist 

Lösung

Karriereweg setzte auf eine gezielte Permanentbesetzung mittels strukturiertem Active Search. 

Das Vorgehen umfasste: 

• Gemeinsame Definition der MUST-Kriterien direkt mit der Geschäftsführung 
• Vorab-Screening des Kandidatenmarktes zur Validierung der Realisierbarkeit 
• Parallele Anzeigenschaltung zur Marktabdeckung 
• Direktansprache geeigneter Kandidat:innen im relevanten Umfeld 

Eine interimistische Lösung wurde bewusst ausgeschlossen – Ziel war eine nachhaltige Festanstellung. 

Ergebnisse & Wirkung

Innerhalb von zwei bis drei Wochen wurden acht qualifizierte Kandidat:innen identifiziert, vier Profile vorgestellt und in der dritten Woche Erstinterviews durchgeführt. In Woche vier fanden drei Zweitinterviews statt, gefolgt vom Vertragsangebot an eine Kandidat:in zum Ende der vierten Woche. 

Die Kennzahlen im Überblick: 

• Laufzeit: 2 Monate bis Vertragsunterschrift 
• 2 erfolgreiche Besetzungen (Assistenz Geschäftsführung PMO + zusätzliche PMO-Assistenz im IT-Entwicklungsteam) 
• Start der Hauptkandidatin zu Beginn des dritten Monats 

Die Organisation konnte frühzeitig Entlastung signalisieren. Internationale Akquisitionsprojekte in Europa starteten planmäßig, und die PMO-Expertise innerhalb der Geschäftsführung wurde deutlich gestärkt. 

Zusätzliche Effekte

• Hohe Akzeptanz im bestehenden Assistenzteam und in der gesamten Organisation 
• Spürbare Entlastung der bisherigen Assistenz 
• Deutliche Effizienzsteigerung in Geschäftsführungsprozessen 
• Externes PMO-Know-how mit Wirkung auf das gesamte Unternehmen 

Der Karriereweg-Gamechanger

Karriereweg konnte die relevanten MUST-Kriterien direkt mit der Geschäftsführung schärfen und realistisch priorisieren. Die Kombination aus paralleler Anzeigenschaltung und konsequenter Active Search beschleunigte den Prozess signifikant. 

Die langjährige Erfahrung der Gründer im Aufbau von E-Commerce- und Onlineunternehmen ermöglichte ein tiefes Verständnis für ScaleUp-Dynamiken, Internationalisierung und M&A-getriebene Wachstumsphasen – und damit eine passgenaue Besetzung unter hohem Zeitdruck.