Im Referenz Case „Procurement Process Manager SAP Ariba Implementierung in der Post-Merger-Phase“ wird gezeigt, wie ein internationaler Baukonzern in der Integrationsphase zweier gleich großer Unternehmen eine kritische Vakanz im Procurement erfolgreich und innerhalb von vier Wochen besetzte. Durch eine strukturierte Marktanalyse, einen klar getakteten Active-Search-Prozess und die frühzeitig geprüfte Interim-Option konnte die Prozessanalyse stabilisiert, das Risiko von Projektverzögerungen signifikant reduziert und die SAP-Ariba-Implementierung termingerecht abgesichert werden.

Mandant / Kunde

• Branche: Bauindustrie 
• Unternehmensgröße: weltweit ca. 16.000 Mitarbeitende 
• Besonderheiten: Schweizerisch-deutscher Konzern in der Post-Merger-Phase mit parallelen Transformationsprojekten zur Integration zweier gleich großer Unternehmen aus der Schweiz und Deutschland. 

Herausforderung

Im Zuge der Integration stellte sich die Abteilung Procurement innerhalb der Holding neu auf. Prozesse wurden analysiert und optimiert, im Anschluss sollte die neue SAP Ariba Procurement Lösung eingeführt werden. Parallel war der Aufbau von drei bis vier neuen Positionen im Team geplant. 

Zum Projektstart war eine vakante Position als Procurement Process Manager in Festanstellung geplant. Ohne diese Besetzung drohten Verzögerungen in der Prozessanalyse und eine Gefährdung des Starttermins der SAP-Ariba-Implementierung. 

Klassische Lösungen reichten nicht aus, da das Procurement-Team eine deutlich modernere und technologischere Ausrichtung erhalten sollte. Gesucht wurde daher gezielt am externen Arbeitsmarkt nach Kandidatinnen und Kandidaten mit Erfahrung aus vergleichbaren Implementierungsprojekten. 

Zielsetzung

Ziel war es, externe Erfahrung aus anderen Unternehmen bereits in die Analysephase einzubringen und Implementierungs-Know-how gezielt zu stärken. Die Besetzung der vakanten Position sollte innerhalb von maximal drei Monaten erfolgen, wobei eine Interimlösung zur Überbrückung der Analysephase parallel geprüft wurde. 

Lösung

Karriereweg fokussierte primär die Besetzung der Festanstellung, während eine mögliche Interimlösung parallel wirtschaftlich und organisatorisch geprüft wurde. Innerhalb von zwei Wochen wurden drei passende Kandidatinnen und Kandidaten für die Festanstellung vorgestellt. 

Im ersten Monat wurde ein strukturierter Active-Search-Prozess für die Permanent-Position durchgeführt. In Woche drei fanden Erstgespräche beim Kunden mit allen drei Kandidaten statt, zwei davon gingen in Woche vier in einen Präsentations-Case sowie in ein Abschlussgespräch. Wenige Tage später wurde der Arbeitsvertrag mit einem der Kandidaten unterzeichnet. 

Zu Beginn wurde gemeinsam mit der neuen Leitung Procurement eine Vakanzplanung für die geplanten drei bis vier Positionen entwickelt. Ergänzend erfolgte eine Arbeitsmarkt- und Kandidatenanalyse sowie die Durchführung des VakaChecks® für die potenzielle Interimlösung. Aus den gesamten Ergebnissen wurde ein klarer Prozess- und Besetzungsplan (Deutschland und/oder Schweiz) abgeleitet. Die strukturierte Besetzung des Procurement Process Manager SAP Ariba Implementierung reduzierte das Risiko von Projektverzögerungen, erhöhte die Planungssicherheit und stärkte die Umsetzungsgeschwindigkeit im Transformationsumfeld.

Ergebnisse & Wirkung

Bereits nach rund zwei Monaten zeigten sich deutliche Effekte: Bereits nach zwei Wochen lagen drei qualifizierte Profile vor. Die vakante Position wurde innerhalb von vier Wochen verbindlich besetzt. 

Die Procurement-Abteilung konnte ihre geplante Prozessumsetzung ohne nennenswerte Verzögerungen fortführen. Das Schadenpotenzial durch eine verlängerte Analysephase wurde deutlich reduziert, die Implementierungsvorbereitung für SAP Ariba blieb ebenso im Zeitplan. 

Zusätzliche Effekte

Die Procurement-Leitung stand von Beginn an hinter dem gemeinsam entwickelten Besetzungsplan. Die hohe interne Akzeptanz erleichterte die Kommunikation mit den Kandidaten und ermöglichte kurzfristige Interviewtermine. 

Die schnelle Taktung und Transparenz des Prozesses wurden von allen Kandidaten positiv wahrgenommen und unterstützten die zügige Entscheidungsfindung. 

Der Karriereweg-Gamechanger

Karriereweg kannte das Unternehmen sowie dessen kulturelle und fachliche Anforderungen sehr genau. Diese Kenntnisse ermöglichten eine präzise Bewertung der Kandidaten im Hinblick auf Integrationsfähigkeit, Transformationskompetenz und Implementierungserfahrung. 

Die Kombination aus Kundenverständnis, strukturierter Marktanalyse und frühzeitig geprüfter Interim-Option war der entscheidende Faktor für die schnelle und passgenaue Besetzung der vakanten Position.