Im Referenz Case „Qualitätsmanagement Medizintechnik Vakanzberatung“ wird gezeigt, wie ein internationaler Medizintechnikkonzern im Private-Equity-Umfeld durch eine strukturierte Vakanzberatung, den parallelen Einsatz eines Interim Leiters Qualitätsmanagement und einen gezielten Direct Search innerhalb weniger Monate Auditfähigkeit sicherstellte, ein eigenständiges deutsches QMS aufbaute und nachhaltige Planungssicherheit für weiteres Wachstum schuf.

Mandant / Kunde

• Branche: Medizintechnik 
• Größe: 12.000 Mitarbeitende weltweit, davon 1.800 in Deutschland an drei Standorten 
• Besonderheiten: Konzernstruktur in Private-Equity-Umfeld, starkes Wachstum, Ausbau der deutschen Organisation 

Herausforderung

Zu Projektstart befand sich der Aufbau des Qualitätsmanagements in Deutschland noch in der strategischen Klärungsphase. Eine vakante Position im Qualitätsmanagement sollte neu geschaffen werden, während parallel mehrere Struktur- und Besetzungsoptionen diskutiert wurden. 

Der deutsche Markt wurde bislang international betreut, gleichzeitig standen Audits bei neuen und bestehenden Kunden an. Ohne zügige Besetzung der vakanten Position drohten Verzögerungen im Aufbau des deutschen Qualitätsmanagementsystems sowie Risiken für Auditfähigkeit und Kundenvertrauen. 

Interne Besetzungsoptionen standen nicht zur Verfügung. Aufgrund der erforderlichen deutsch- und englischsprachigen Expertise war eine externe Lösung alternativlos. 

Zielsetzung

Ziel war eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die optimale Besetzungsstrategie durch frühzeitige Vakanzberatung und transparente Berechnung der Vakanz- und Opportunitätskosten. 

Konkret sollten:

• innerhalb von zwei Monaten erste Audits durchgeführt werden
• innerhalb von sechs bis neun Monaten ein eigenständiges QMS für Deutschland etabliert werden
• innerhalb von zwölf Monaten ein Team mit drei bis vier Mitarbeitenden aufgebaut werden. 

Lösung

Karriereweg startete mit einer strukturierten Vakanzberatung inklusive ausführlichem VakaCheck® zur wirtschaftlichen Bewertung von Permanent-, Interim- und Fractional-Modellen. 

Bereits in der zweiten Woche begann die Suche nach einem erfahrenen Interim Leiter Qualitätsmanagement. Zwei Wochen nach Projektstart nahm dieser seine Tätigkeit mit vier bis fünf Tagen pro Woche auf – bei einer geplanten Laufzeit von sechs Monaten. 

Parallel startete in Woche drei der Direct Search für die dauerhafte Besetzung. Vier Wochen nach Suchbeginn wurden fünf qualifizierte Kandidat:innen vorgestellt. Nach strukturiertem Auswahlprozess entschied sich das Unternehmen nach rund drei Monaten für eine Festanstellung. 

Zum Start des neuen Mitarbeitenden unterstützte der bisherige Interim Manager für weitere drei Monate im Fractional-Modell mit ein bis zwei Tagen pro Woche und sicherte so ein strukturiertes Onboarding sowie nachhaltigen Know-how-Transfer. Der integrierte Ansatz aus Qualitätsmanagement Medizintechnik Vakanzberatung, Interim-Einsatz und Direct Search ermöglichte maximale Geschwindigkeit bei gleichzeitig hoher Planungssicherheit im Transformationsprozess.

Ergebnisse & Wirkung

Vakanzberatung innerhalb der ersten Woche (2 halbe Tage) 

• Start Interim Projekt nach 2 Wochen, Laufzeit 6 Monate 
• Festanstellung entschieden nach ca. 3 Monaten, Start nach 6 Monaten 
• Fractional-Onboarding für 3 Monate 

Das internationale Management zeigte sich sehr zufrieden mit der Entwicklung. Bestehende und neue Kunden bewerteten den neuen Qualitätsansatz positiv. Das deutsche QMS wurde schneller als geplant eigenständig weiterentwickelt und später als Modell für weitere europäische Länder genutzt.  

Zusätzliche Effekte

Die transparente Vakanzplanung erhöhte die Entscheidungssicherheit der Geschäftsleitung deutlich. Das internationale Qualitätsmanagement-Team wurde kurzfristig entlastet und konnte Verantwortung schrittweise an Deutschland übergeben. 

Durch den engen Austausch zwischen Interim Manager und festangestelltem Nachfolger wurde der Wissenstransfer systematisch sichergestellt. Die frühe Struktur ermöglichte zudem den rechtzeitigen Start weiterer Teamrekrutierungen. 

Der Karriereweg-Gamechanger

Der strukturierte Ansatz aus Vakanzberatung und datenbasierter VakaCheck®-Analyse schuf von Beginn an wirtschaftliche Transparenz und strategische Klarheit. 

Die Kombination aus Erfahrung in Interim-Projekten und Permanentbesetzungen ermöglichte eine ganzheitliche Lösung statt isolierter Einzelmaßnahmen. Genau diese integrierte Betrachtung war aus Kundensicht der entscheidende Unterschied gegenüber alternativen Anbietern.