Ein internationaler Pharma-Konzern im Private-Equity-Umfeld stand vor der Herausforderung, eine seit über sechs Monaten vakante COO-Position zu besetzen, wodurch operative Stabilität, regulatorische Sicherheit und zentrale Transformationsinitiativen zunehmend gefährdet waren. Durch das proaktive Placement eines passgenauen Kandidaten konnte die Position innerhalb von 60 Tagen besetzt und die Organisation schnell stabilisiert sowie die Handlungsfähigkeit auf Top-Management-Ebene wiederhergestellt werden.

Mandant / Kunde

• Branche: International agierendes Pharmaunternehmen 
• Größe: ca. 10.000 Mitarbeitende 
• Besonderheiten: Private-Equity-geführt, hoher Transformationsdruck, Konzernstruktur mit mittelständischen Entscheidungswegen

Herausforderung

Die Position des Chief Operating Officer war seit über sechs Monaten vakant. In dieser Zeit übernahmen CEO und CTO die operative Gesamtverantwortung zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben. Zahlreiche strategische Initiativen wurden nur teilweise mitbearbeitet, operative Themen priorisiert statt strukturiert weiterentwickelt. 

Die vakante Position umfasste die globale Verantwortung für Produktion (API & FDF), Supply Chain, Logistik sowie die Sicherstellung regulatorischer Konformität nach GMP- und GxP-Standards. Hinzu kamen die Steuerung internationaler Produktionsstandorte, Inspektionsfähigkeit gegenüber FDA und EMA, Operational-Excellence-Programme, Digitalisierungsinitiativen wie SAP S/4HANA und MES sowie Transformations- und Integrationsprojekte im M&A-Umfeld. 

Konkrete Auswirkungen der vakanten Position: 

• Gefährdete Audit-Situationen mit regulatorischem Risiko 
• Verzögerte Digitalisierungs- und Transformationsprojekte 
• Zurückgestellte Initiativen in Supply Chain Management und Operational Excellence 
• Wachsende Unsicherheit in der internationalen Operations-Organisation 

Ein zuvor beauftragter externer Dienstleister konnte keine geeigneten Kandidaten identifizieren. Intern existierte keine tragfähige Nachfolgeoption. Die Suche stagnierte – bei gleichzeitig steigendem Transformationsdruck im PE-Umfeld. 

Zielsetzung

Ziel war die Besetzung der vakanten Position mit einem strategisch-operativen Brückenbauer. Die gesuchte Persönlichkeit sollte als Risikomanager, Skalierer, Integrator und Stabilitätsgarant agieren. 

Neben regulatorischer Sicherheit und operativer Exzellenz stand insbesondere die Wiederherstellung von Handlungsfähigkeit im Fokus. Entscheidend war eine zügige Besetzung mit einem Profil, das sowohl auf Geschäftsleitungsebene als auch im Middle Management sofort Akzeptanz erzeugt. 

Lösung

Karriereweg stellte proaktiv einen Placement-Kandidaten vor, der regulatorische Tiefe, internationale Operations-Erfahrung und ausgeprägte Transformationskompetenz vereinte. Die Suche des bisherigen Personalberaters wurde unmittelbar beendet. 

Der Auswahlprozess wurde strukturiert und beschleunigt durchgeführt: 

• Erstes Interview nach 7 Tagen 
• Zweites Interview nach 20 Tagen 
• Gespräch mit dem internationalen Entscheidungsgremium nach 40 Tagen 
• Vertragsverhandlung abgeschlossen nach 50 Tagen 
• Start in der Funktion nach 60 Tagen 

Zur fundierten Absicherung der Passung wurden ein intensives Karrierecoaching sowie ein Hogan-Persönlichkeitstest eingesetzt. Dadurch wurden Führungsstil, Entscheidungsverhalten, Risikoprofil und kulturelle Anschlussfähigkeit transparent gemacht. 

Ergebnisse & Wirkung

Die vakante Position wurde innerhalb von zwei Monaten erfolgreich besetzt. In diesem Fall entsprach die Time-to-Hire unmittelbar der Time-to-Impact. 

Bereits nach dem ersten Gespräch entstand auf Geschäftsführungsebene neue Zuversicht. Mit Bekanntgabe der Besetzung stabilisierte sich die Stimmung in den Bereichen Supply Chain Management und Operational Excellence spürbar. Der neue COO überzeugte frühzeitig durch Klarheit, regulatorische Kompetenz und strategische Orientierung. 

Die Organisation gewann operative Stabilität, erhöhte regulatorische Sicherheit und neue Dynamik in Transformations- und Digitalisierungsprojekten zurück. 

Zusätzliche Effekte

Das Placement-Modell war dem Unternehmen zuvor nicht bekannt, wurde jedoch nach Vorstellung des Kandidaten sehr positiv bewertet. 

Sowohl auf Ebene der Geschäftsführung als auch im Middle Management entstand hohe Akzeptanz für den gewählten Weg. Die transparente Prozessgestaltung erhöhte das Vertrauen in die Entscheidung und stärkte intern die Wahrnehmung einer strategisch fundierten Besetzung. 

Der Karriereweg-Gamechanger

Karriereweg hatte vor diesem Projekt keine bestehende Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen. Der entscheidende Unterschied lag in der proaktiven Identifikation und Vorstellung eines Kandidaten, der sowohl regulatorische Exzellenz als auch Transformations- und Integrationskompetenz vereinte. 

Der unmittelbare fachliche und persönliche Eindruck überzeugte die Entscheider nicht nur vom Profil selbst, sondern auch vom Placement-Ansatz als Alternative zu klassischen Suchmandaten. Damit positionierte sich Karriereweg als strategischer Partner für geschäftskritische C-Level-Besetzungen im regulierten Industrieumfeld.