Ein Dienstleistungsunternehmen mit rund 10.000 Mitarbeitenden in Deutschland befand sich in einer konzernweiten Changephase. Im Fokus standen Automatisierungs- und KI-geprägte Initiativen, deren technische Umsetzung eine spezialisierte Besetzung erforderte. 

Mandant / Kunde

• Branche: deutsches Dienstleistungsunternehmen 
• Unternehmensgröße: ca. 10.000 Mitarbeitende 
• Besonderheiten: konzernweite Changephase 

Herausforderung

Zu Projektstart waren Prozesse und Bedarfe im Unternehmen bereits aufgenommen. Für die nächste Umsetzungsphase fehlte jedoch die fachliche Kompetenz, um aus diesen Anforderungen tragfähige technische Konzepte, Prototypen und produktionsnahe Anwendungen zu entwickeln. 

Betroffen war die vakante Position AI & Automation Engineer. Die Vakanz führte zu deutlichen Verzögerungen in Automatisierungsprojekten und zu einer späteren Entwicklung neuer KI-geprägter Tools. 

Interne Recruiting-Ansätze reichten nicht aus, da im Unternehmen keine passenden Kandidat:innen verfügbar waren. Auch die eigene Ausschreibung erzeugte zwar mehr als 150 Bewerbungen, lieferte aber nicht die qualitative Passung für die tatsächlichen Anforderungen der Rolle. 

Zielsetzung

Ziel der Zusammenarbeit war die qualitative und zugleich schnelle Besetzung der Position AI & Automation Engineer. Die Rolle war zeitkritisch, weil laufende Automatisierungs- und KI-Projekte fortgeführt und Wartezeiten in der Umsetzung reduziert werden sollten. 

Als Zielgröße wurde eine Besetzung innerhalb von acht Wochen definiert. 

Lösung

Karriereweg übernahm die Suche im Rahmen einer Permanent-Personalberatung auf Erfolgsbasis auf Basis eines bestehenden Rahmenvertrags mit dem Mandanten. 

Der zentrale erste Schritt war eine Vakanzberatung mit Anforderungsanalyse. Dabei wurde das Stellen- und Anforderungsprofil anhand der konkreten Aufgaben geschärft: Welche technischen Fähigkeiten waren notwendig, welche Umsetzungserfahrung wurde gebraucht und welches Profil benötigte der Mandant zu diesem Zeitpunkt wirklich? 

Nach der Profilschärfung wurde die Position über passende Kanäle ausgeschrieben. Karriereweg strukturierte die Suche, qualifizierte geeignete Kandidat:innen und stellte diese im definierten Rahmen vor. Gesucht wurde eine Person; der Start der Suche erfolgte nach der bereits durchgeführten eigenen Ausschreibung des Mandanten. 

Ergebnisse & Wirkung

Innerhalb von drei Wochen stellte Karriereweg fünf passende Kandidat:innen vor. Mit zwei Kandidatinnen wurden die Gespräche fortgeführt. Nach sieben Wochen konnte ein Vertragsangebot ausgesprochen werden. 

Die belastbaren Kennzahlen: 

• Time to Hire: 7 Wochen 
• Time to Fill: 12 Wochen inklusive 4 Wochen Kündigungsfrist 
• Kandidat:innenvorstellung: 5 Profile innerhalb von 3 Wochen 

Für die Organisation bedeutete die Besetzung eine zeitnahe Fortführung der Projekte. Wartezeiten wurden reduziert und Opportunitätskosten konnten gering gehalten werden. Gleichzeitig konnte die Entwicklung neuer KI-geprägter Tools wieder schneller vorangetrieben werden. 

Zusätzliche Effekte

Neben der erfolgreichen Besetzung entstanden positive qualitative Effekte in der Organisation. Die neuen Impulse durch die externe Kandidatin wurden schnell angenommen und umgesetzt. Dadurch wuchs die Akzeptanz für die Rolle sowie für die damit verbundenen Automatisierungs- und KI-Themen deutlich an. 

Der Karriereweg-Gamechanger

Der entscheidende Mehrwert von Karriereweg lag in der präzisen Anforderungsanalyse. Nicht die zusätzliche Menge an Bewerbungen stand im Vordergrund, sondern die Klärung, welches Profil der Mandant zum aktuellen Zeitpunkt tatsächlich benötigte.

Gegenüber Alternativen war die Kombination aus Vakanzberatung, Aufgaben- und Anforderungsanalyse sowie der bestehenden Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten der entscheidende Faktor. Dadurch konnte die Suche zielgerichtet ausgerichtet und die qualitative Passung deutlich verbessert werden.