Ein Logistikdienstleister mit 1.500 Mitarbeitenden befand sich nach zahlreichen Zukäufen in einer geschäftskritischen IT-Transformation. Die IT-Landschaft war fragmentiert, Standards fehlten, Schnittstellen funktionierten nicht zuverlässig und Ausfälle belasteten das Tagesgeschäft so stark, dass Kunden mit Absprung drohten. Nach dem Weggang des CIO und der kurzfristigen Kündigung eines neu eingestellten Administrators stand zunächst die schnelle Nachbesetzung der vakanten Position im Raum.

Karriereweg bewertete die Situation jedoch nicht als klassisches Recruiting-Thema, sondern als strukturellen Transformations- und Stabilitätsengpass. Statt erneut eine Festanstellung anzustoßen, empfahl Karriereweg ein Team aus drei erfahrenen freiberuflichen Experten, die vergleichbare IT-Integrationen bereits mehrfach durchgeführt hatten. Das Ergebnis: eine standardisierte IT-Lösung für alle Standorte, geringere IT-Kosten, deutlich weniger Ausfälle und eine bessere Grundlage für spätere Festanstellungen.

Mandant / Kunde

• Branche: Dienstleister in der Logistik
• Unternehmensgröße: ca. 1.500 Mitarbeitende
• Besonderheiten: starker Wachstum in einer Transformationsphase

Herausforderung

Zu Projektstart bestand eine stark fragmentierte IT-Infrastruktur. Unterschiedliche Systeme, fehlende Standards und nicht zuverlässig funktionierende Schnittstellen erschwerten den Betrieb über mehrere Standorte hinweg. Mit jedem geprüften Bereich kamen weitere technische und organisatorische Probleme zum Vorschein.

Der damalige CIO hatte den Auftrag, diese Landschaft zu vereinheitlichen und die IT-Organisation entsprechend anzupassen. Karriereweg begleitete den CIO und sein Team in dieser Phase bereits als Personalberater und brachte mehrere Spezialisten ins Unternehmen. Anschließend verließ der CIO das Unternehmen. Die Belegschaft wurde darüber in einem Townhall-Meeting informiert, zusammen mit weiteren strategischen Veränderungen.

Kurz darauf kündigte ein neu eingestellter Linux-Administrator nach wenigen Wochen wieder. Der neue IT-Verantwortliche wandte sich an Karriereweg mit dem Wunsch, die vakante Position schnell erneut zu besetzen.

Die Auswirkungen waren geschäftskritisch: Die IT war operativ belastet, Standards fehlten, Schnittstellen funktionierten nicht zuverlässig und Ausfälle beeinträchtigten das Tagesgeschäft so stark, dass befürchtet wurde, Kunden könnten bestehende Verträge kündigen. Gleichzeitig war die Organisation durch Führungswechsel und strategische Veränderungen verunsichert.

Eine klassische Nachbesetzung hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Karriereweg machte deutlich, dass eine weitere Festanstellung in dieser Phase kaum tragfähig wäre: Wer sich in einem sicheren Job befindet, wechselt nicht ohne Weiteres in eine Organisation, in der gerade vieles in Bewegung ist. Und wer es dennoch tut, kann angesichts der instabilen Lage schnell wieder gehen – wie im konkreten Fall bereits geschehen.

Zielsetzung

Aus Sicht des Kunden ging es zunächst um eine schnelle Nachbesetzung. Karriereweg richtete den Blick jedoch auf das eigentliche Ziel: Die IT-Infrastruktur musste zuerst so weit geordnet, standardisiert und stabilisiert werden, dass ein normaler operativer Betrieb wieder möglich wurde.

Erst danach sollte der Aufbau einer langfristig tragfähigen internen Besetzung sinnvoll fortgeführt werden. Die qualitative Zielgröße war damit nicht primär Geschwindigkeit in der Festanstellung, sondern Stabilisierung, Standardisierung, Entscheidungsfähigkeit und operative Handlungsfähigkeit.

Ein weiterer Zielaspekt war wirtschaftlicher Natur: Die für die Transformationsphase erforderliche Expertise war hochspezialisiert und entsprechend kostenintensiv. Diese Expertise war für die Neuordnung gerechtfertigt, sollte aber nicht dauerhaft als überdimensionierte Festanstellung im Team gebunden werden, wenn nach der Stabilisierung ein anderer Kompetenzbedarf entstehen würde.

Lösung

Karriereweg empfahl dem Kunden offen, von einer weiteren direkten Festanstellung abzusehen. Stattdessen wurde ein kleines Team aus drei sehr erfahrenen freiberuflichen Experten eingesetzt, die vergleichbare Transformationslagen kannten und bereits mehrfach nachweislich durchgeführt hatten.

Das Team war innerhalb von zwei Wochen komplettiert und produktiv. Eingesetzt wurden drei Experten mit klar verteilten Rollen:

• Architekt und Projektleiter: Er führte die beiden weiteren Experten im Projekt und war knapp ein Jahr im Einsatz.
• Experte für Active Directory, Exchange und Berechtigungen: Er blieb über das Projekt hinaus und arbeitete anschließend rund anderthalb Jahre im Fractional-Modell weiter.
• Experte für Netzwerk: Er übernahm zusätzlich dringende Security-Themen und war ein halbes Jahr im Einsatz.

Das Setup war bewusst als erfahrenes Expertenteam angelegt. Der Architekt und Projektleiter strukturierte das Vorgehen, koordinierte die fachlichen Beiträge und führte die technische Vereinheitlichung. Die weiteren Experten arbeiteten an den geschäftskritischen Infrastrukturthemen rund um Verzeichnisdienste, Berechtigungen, Exchange, Netzwerk und Security.

Besondere Tools oder formale Methoden kamen in diesem Fall nicht zum Einsatz. Entscheidend war die Beratung durch Karriereweg: die Lage richtig einzuordnen, das ursprünglich gewünschte Besetzungsmodell kritisch zu hinterfragen und ein wirtschaftlich wie fachlich tragfähigeres Modell vorzuschlagen.

Der Vorschlag zielte darauf, die notwendige Investition genau dort einzusetzen, wo sie den größten Hebel hatte: in erfahrene Menschen, die Entscheidungen treffen, Transformationen schon mehrfach umgesetzt haben und dadurch Stabilität in die Organisation bringen können. Diese Experten wussten, welche technischen Komponenten zusammengehören, wie Standards aufgebaut werden müssen und wie mit Dienstleistern in einer solchen Situation verhandelt werden kann.

Damit entstand ein Vorsprung, der mit einer einzelnen Nachbesetzung kaum erreichbar gewesen wäre. Zugleich vermied der Kunde, hochspezialisierte und entsprechend hoch vergütete Experten dauerhaft in Festanstellung zu binden, deren Profil vor allem auf Problemlösung, Transformation und große Veränderungsthemen ausgerichtet war. Für die spätere Betriebsphase wäre diese Konstellation voraussichtlich weder wirtschaftlich noch motivational optimal gewesen.

Ergebnisse & Wirkung

Die Zusammenarbeit führte zu einer deutlichen Stabilisierung der IT-Umgebung. Die wichtigsten Ergebnisse waren:

• eine standardisierte Lösung, mit der alle Standorte arbeiten konnten
• geringere IT-Kosten
• deutlich weniger Ausfälle im Tagesgeschäft
• ein wieder möglicher normaler operativer Betrieb

Belastbare Kennzahlen oder Spannbreiten wurden nicht genannt. Die Wirkung zeigte sich vor allem in der operativen Stabilisierung, der Reduktion von Ausfällen, der Vereinheitlichung der Infrastruktur und der verbesserten Grundlage für einen langfristig tragfähigen IT-Betrieb.

Besonders relevant war die wirtschaftliche Wirkung des gewählten Modells. Hätte der Kunde die Transformationsaufgabe über Festanstellungen lösen wollen, wären erhebliche Gehälter für hochspezialisierte Profile erforderlich gewesen. Diese Vergütung wäre während der Transformationsphase fachlich gerechtfertigt gewesen, hätte nach der Stabilisierung jedoch zu einer dauerhaften Kostenstruktur geführt, die nicht mehr zum veränderten Aufgabenprofil gepasst hätte.

Durch den Einsatz der erfahrenen Experten konnte der Kunde die notwendige Transformationsleistung gezielt einkaufen und anschließend Festangestellte gewinnen, die mit weniger Berufserfahrung, aber passendem Wissen und Entwicklungspotenzial die standardisierte IT-Umgebung betreiben und weiterentwickeln konnten. Damit wurde das, was zuvor in externe Expertise investiert wurde, in der späteren Festanstellung teilweise wieder eingespart.

Zusätzliche Effekte

Die Zusammenarbeit blieb über zwei Wechsel an der IT-Spitze hinweg bestehen. Das zeigt, dass der Beitrag von Karriereweg nicht an einer einzelnen Führungsperson hing, sondern in der Organisation als wirksam und tragfähig wahrgenommen wurde.

Zusätzlich entstand Know-how-Transfer in das interne Team. Die Experten fingen die Mitarbeitenden fachlich und operativ auf, gaben Wissen weiter und halfen, neue Standards nachvollziehbar zu etablieren. Dadurch wurde nicht nur Technik stabilisiert, sondern auch die Handlungsfähigkeit der internen Organisation gestärkt.

Ein weiterer Effekt lag in der späteren Personalstruktur. Nach der Stabilisierung konnten jüngere Kolleginnen und Kollegen fest angestellt werden, die die sauber konfigurierte IT-Umgebung betreiben, weiterentwickeln und mit der Zeit zusätzliche Expertise aufbauen konnten. Für den Kunden war das inhaltlich und wirtschaftlich die bessere Option: Die Mitarbeitenden konnten sich mit dem Unternehmen entwickeln und waren für die anschließende Betriebsphase passender motiviert.

Der Karriereweg-Gamechanger

Der entscheidende Mehrwert lag darin, dass Karriereweg den Auftrag nicht einfach ausführte. Eine weitere Besetzung derselben vakanten Position hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Karriereweg erkannte, dass das Unternehmen in dieser Phase keine einzelne neue Fachkraft brauchte, sondern erfahrene Experten mit Transformationsroutine, Entscheidungsstärke und hoher Belastbarkeit.

Der Gamechanger war die ehrliche Einschätzung der Situation: erst die Lage klären, dann besetzen. Karriereweg brachte nicht nur Profile ein, sondern stellte das passende Besetzungsmodell infrage, bewertete die Tragfähigkeit einer Festanstellung und empfahl eine Teamlösung, die zur geschäftskritischen Lage passte.

Dadurch entstand ein strategischer Mehrwert über die reine Besetzung hinaus. Die Organisation erhielt für die Transformationsphase genau die Expertise, die sie brauchte, ohne dauerhaft eine zu spezialisierte und zu kostenintensive Struktur aufzubauen. Erst nach der Stabilisierung wurde Festanstellung wieder sinnvoll – mit Profilen, die zur neuen Betriebsrealität, zur Unternehmensgröße und zur langfristigen Entwicklung der IT passten.