Was Lutz Altmann, Mitgründer der Karriereweg GmbH, im Gespräch mit Marcus Reif über die wirtschaftliche Seite unbesetzter Stellen sagt – und warum Recruiter dieses Thema endlich mit Zahlen besetzen sollten.

Für eilige Leser:innen (TL;DR) – Q&A-Kurzfassung
Und hier geht es zur Langversion.

Was ist das Kernthema des Podcasts? 
Vakanzkosten – also der wirtschaftliche Schaden, den unbesetzte Stellen in Unternehmen verursachen.

Was ist der häufigste Denkfehler? 
Dass eine offene Stelle Geld spart, weil das Gehalt wegfällt. Tatsächlich entstehen durch Verzögerungen, Überlastung und entgangene Wertschöpfung weit höhere Kosten.

Aus welchen Teilen setzen sich Vakanzkosten zusammen? 
Direkte Zusatzkosten (Überstunden, Recruiting, externe Unterstützung) und Opportunitätskosten (verzögerte Projekte, entgangene Umsätze, Fluktuation).

Was ist das wichtigste Takeaway? 
Vakanzkosten sind kein HR-Thema – sie sind eine wirtschaftliche Führungsaufgabe. Und sie lassen sich mit dem richtigen Werkzeug sichtbar machen.

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Vakanzkosten als wirtschaftliche Führungsaufgabe – ein Podcast, der wichtige Fragen stellt

Im QUEB-Podcast spricht Marcus Reif von Queb mit Lutz Altmann, Mitgründer der Karriereweg GmbH, über ein Thema, das in Recruiting-Diskussionen meist zu kurz kommt: Was kostet eine unbesetzte Stelle eigentlich – pro Monat?

Lutz Altmann bringt eine ungewöhnliche Kombination aus Perspektiven mit: Chemie- und Wirtschaftsingenieur von Hause aus, HR-Manager in Konzernen, klassische Personalberatung, sieben Jahre Erfahrung als Interim Recruitment Manager – und seit 2024 Mitgründer der Karriereweg GmbH gemeinsam mit Stefan Schulz. Genau diese Mischung prägt seinen Blick auf Vakanzen: nicht als Besetzungsproblem im Recruiting, sondern als wirtschaftliche Führungsaufgabe.

Das Gespräch findet in einer Marktphase statt, in der viele Unternehmen eher Personal abbauen als aufbauen. Trotzdem – und das ist der entscheidende Punkt – wird Recruiting niemals schlafen. Es wird immer Vakanzen geben. Und gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten lohnt es sich, die ökonomische Dimension dieses Themas ernst zu nehmen.

Queb ist ein Verband zu Exzellenz und Innovationen in den Bereichen Employer Branding, Personalmarketing und Recruiting. Jetzt in den Podcast reinhören:

Zwei Kostenblöcke, die gemeinsam zählen

Lutz Altmanns Definition von Vakanzkosten ist klar strukturiert: Sie setzen sich aus zwei Komponenten zusammen.

Die direkten Zusatzkosten sind greifbar: Überstunden im Team, Kosten für externe Unterstützung, erhöhter Recruiting-Aufwand. Diese Posten finden sich zumindest theoretisch in Kostenstellen wieder.

Wirtschaftlich viel relevanter sind jedoch die Opportunitätskosten – der entgangene Nutzen, weil die Wirkung einer Rolle schlicht fehlt. Verzögerte Projekte, nicht getroffene Entscheidungen, entgangene Umsätze, Fluktuation im überlasteten Team. Diese Kosten erscheinen in keiner GuV. Und genau deshalb werden sie systematisch unterschätzt.

Die Analysen aus dem VakaCheck^® zeigen: Opportunitätskosten übersteigen die direkten Zusatzkosten häufig um das Zwei- bis Vierfache. Bei einer HR- oder Managementrolle fehlt nicht einfach eine Ressource – es fehlen Führung, Steuerung, Entscheidungsfähigkeit. Das ist ein fundamentaler Unterschied.

Ein Beispiel aus der Praxis

Lutz Altmann beschreibt eines der größten Projekte der vergangenen Jahre: ein stark wachsendes Unternehmen, das Karriereweg über knapp vier Jahre beim Aufbau des Recruitment-Teams begleitete. Eingesetzt wurden Interim Recruiter und Active Sourcer. Bereits zu Beginn wurde berechnet, was jede offene Position monatlich an Schadenpotenzial erzeugt – die Zahl lag bei über 20.000 Euro pro Position. Grund: direkte Projektverzögerungen und ein verlangsamter Time-to-Market im Projektgeschäft des Unternehmens.

Bis zu acht externe Experten arbeiteten zeitweise gleichzeitig vor Ort. Die Kosten dafür amortisierten sich schnell – weil das Projektgeschäft weiterlaufen konnte. Dieses Beispiel zeigt musterhaft, wie die Logik funktioniert: Nicht die Kosten einer Lösung sind das eigentliche Problem. Die Kosten des Abwartens sind es.

Time to Hire, Time to Fill, Time to Impact – warum die falsche KPI schadet

Ein wichtiger Teil des Gesprächs dreht sich um Kennzahlen. Lutz Altmann macht deutlich: Die im Recruiting übliche Steuerungsgröße „Time to Hire” – also die Zeit bis zur Vertragsunterschrift – ist für die Berechnung von Vakanzkosten ungeeignet.

Entscheidend ist die Time to Fill: der Zeitraum bis zum ersten echten Arbeitstag. Und selbst das greift noch zu kurz. Wer realistisch denkt, rechnet mit Time to Impact – also bis die Person vollständig produktiv und wirksam ist. Bei Führungspositionen mit sechsmonatiger Kündigungsfrist und einer anschließenden Einarbeitungszeit von mehreren Monaten kann dieser Zeitraum leicht ein Jahr oder länger betragen.

Wer nur auf Time to Hire optimiert und dabei die tatsächliche Vakanzzeit ignoriert, unterschätzt das wirtschaftliche Schadenpotenzial systematisch.

Was Recruiter mit diesen Zahlen anfangen können

Marcus Reif stellt eine der wichtigsten Fragen des Gesprächs: Wie können Recruiter dieses Wissen intern nutzen? Wie führt man damit Gespräche, die wirklich etwas verändern?

Lutz Altmanns Antwort ist klar: Es braucht Marktkenntnis, Prozessverständnis und die Fähigkeit, proaktiv zu steuern statt reaktiv zu reagieren. Ein Talent Acquisition Partner, der das Geschäft versteht, kann einschätzen, welche Rollen wirklich kritisch sind – und welche Vakanzen sich intern auffangen lassen. Er kann Alternativen aufzeigen: interne Entwicklung, temporäre Unterstützung durch Interim oder Fractional Experts, Umschneidung von Rollen.

Wer sagen kann „diese offene Stelle kostet uns jeden Monat X Euro – und das steigt”, führt ein grundlegend anderes Gespräch mit der Geschäftsleitung als jemand, der nur über Bewerberzahlen berichtet. Das ist die eigentliche Stärke der Vakanzkosten-Perspektive: Sie gibt dem Recruiting eine Sprache, die im Führungskontext zählt.

Und manchmal, so Lutz Altmann, ist das Ergebnis der Analyse sogar das Gegenteil: Wenn eine Rolle kaum Schadenpotenzial erzeugt, ist das ein starkes Signal, die Priorität zu hinterfragen – oder die Position grundsätzlich neu zu denken.

Der VakaCheck^®: Aus Bauchgefühl werden Entscheidungsgrundlagen

Das praktische Werkzeug, das Lutz Altmann und Stefan Schulz aus diesen Überlegungen entwickelt haben, ist der VakaCheck^® – kostenlos nutzbar unter vakacheck.de.

Das Tool arbeitet auf drei Ebenen: Personalkostenbasis, direkte Zusatzkosten und Opportunitätskosten. Es liefert keine Zahl auf den Euro genau – das wäre eine falsche Präzision. Stattdessen gibt es eine belastbare Dimension: Wie hoch ist das Schadenpotenzial? Und wie lange ließe sich damit eine Interim- oder Fractional-Lösung gegenfinanzieren?

Genau diese Vergleichbarkeit schafft Entscheidungsgrundlagen, wo bisher Bauchgefühl regierte. Lutz Altmanns Empfehlung an die Podcast-Hörer:innen ist entsprechend: „Probieren Sie es aus. Spielen Sie mit den Variablen. Es geht nicht darum, eine exakte Zahl in eine Tabelle einzutragen. Es geht darum, ein besseres Gefühl für das Schadenpotenzial zu entwickeln – und daraus bessere Gespräche zu führen.”

Fazit: Vakanzkosten sind kein HR-Thema

Das zentrale Argument des Gesprächs lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Wer Vakanzen nur als Recruiting-Problem betrachtet, behandelt das Symptom. Wer sie als wirtschaftliche Führungsaufgabe begreift, hat ein Steuerungswerkzeug.

Der Fachkräftemangel ist real. Die Vakanzzeiten wachsen. Und die Kosten, die durch Untätigkeit entstehen, übersteigen in den meisten Fällen die Kosten jeder denkbaren Lösung. Das gilt für den Einsatz externer Personalberatungen genauso wie für Interim oder Fractional Lösungen.

Wer billig rekrutiert, rekrutiert zweimal – das ist eine alte Weisheit. Wer gar nicht handelt, zahlt oft am teuersten von allen.

Häufige Fragen zum Thema

Was ist der Unterschied zwischen Vakanzkosten und Opportunitätskosten? 
Vakanzkosten sind der Gesamtschaden einer unbesetzten Stelle – sie setzen sich aus direkten Zusatzkosten und Opportunitätskosten zusammen. Die direkten Kosten sind greifbar: Überstunden, Recruiting-Aufwand, externe Unterstützung. Opportunitätskosten hingegen beschreiben den entgangenen Nutzen: verzögerte Projekte, nicht getroffene Entscheidungen, verpasste Umsätze. Letztere übersteigen die direkten Kosten bei Schlüsselpositionen häufig um das Zwei- bis Vierfache – und erscheinen in keiner GuV.

Ab wann wird eine Vakanz wirtschaftlich kritisch? 
Als Orientierung gilt: Nach etwa drei Monaten sind strukturelle Effekte spürbar – Teams arbeiten am Limit, Entscheidungen verzögern sich. Ab sechs Monaten entstehen in der Regel strukturelle Schäden, die über die unmittelbare Vakanz hinausgehen: steigende Fluktuation, Imageverlust als Arbeitgeber, nachhaltige Projektverzögerungen. Das sind Durchschnittswerte – bei Schlüssel- und Führungsrollen mit hoher Steuerungswirkung kann die Eskalation deutlich früher einsetzen.

Ist eine Interim-Lösung nicht immer teurer als das Abwarten? 
Auf den ersten Blick wirken Tagessätze von Interim Managern hoch. Sobald man sie jedoch den monatlichen Vakanzkosten gegenüberstellt, dreht sich die Rechnung oft schnell. Wer berechnet, was eine unbesetzte Rolle jeden Monat an Schadenpotenzial erzeugt, stellt häufig fest: Eine Interim-Lösung finanziert sich aus eben diesem Potenzial – und hält gleichzeitig Projekte, Teams und Entscheidungsprozesse am Laufen. Der VakaCheck^® hilft dabei, genau diesen Vergleich konkret durchzurechnen.