Ein internationaler Konzern aus dem Bereich technischer Dienstleistungen stand nach der Übernahme eines regionalen Unternehmens vor einer geschäftskritischen IT-Migration. Netzwerk, Telefonie, Benutzerkonten sowie neue Enterprise-Komponenten im Security- und Netzwerkbereich mussten in die Konzern-IT überführt werden.Die Herausforderung: Wie gelingt die IT-Migration nach dem Unternehmenszukauf: durch eine Stabilisierung mit Hilfe des Interim-Expertenteams.

Das lokale IT-Team verfügte nicht über den erforderlichen Reifegrad, um die Migration in der verfügbaren Zeit zu planen und umzusetzen. Störungen und Ausfälle beeinträchtigten den Betrieb; zeitweise waren Standorte telefonisch nicht erreichbar, sodass Kunden ihre Ansprechpartner nicht kontaktieren konnten.

Karriereweg setzte zunächst einen erfahrenen Interim-Experten als Architekten und Projektmanager ein. Nach der Analyse wurde das Setup gezielt zu einem Interim-Team ausgebaut. Innerhalb von rund neun Monaten wurde die Umgebung stabilisiert, in die Konzern-IT integriert, auf standardisierte Systeme überführt und in einen zentralisierten Betriebsmodus übergeben.

Mandant / Kunde

• Branche: Technische Dienstleistungen
• Unternehmensgröße: ca. 20.000 Mitarbeitende
• Besonderheiten: IT-Integration nach Unternehmenszukauf bei laufendem Betrieb

Herausforderung

Im Zuge der Übernahme sollte die gesamte IT des zugekauften Unternehmens in die Konzern-IT migriert werden. Betroffen waren unter anderem Netzwerk, Telefonie, Benutzerkonten sowie weitere technische Komponenten des IT-Betriebs.

Gleichzeitig wurden neue Enterprise-Komponenten im Security- und Netzwerkbereich ausgerollt. Das IT-Team vor Ort hatte dafür nicht den notwendigen Reifegrad. Es fehlte an Wissen, um die neuen Komponenten belastbar zu planen, und das Vorhaben war in der verfügbaren Zeit mit den vorhandenen Ressourcen nicht umsetzbar.

Die Situation war kritisch: Es kam zu ständigen Störungen und Ausfällen. Zeitweise konnte nicht telefoniert werden; Kunden erreichten ihre Ansprechpartner an den Standorten nicht. Damit wurde aus einer technischen Integrationsaufgabe ein unmittelbares geschäftskritisches Risiko für Erreichbarkeit, Betriebsfähigkeit und Kundenkommunikation.

In der späteren Analyse zeigte sich zusätzlich, dass zahlreiche Festplatten und Geräte bereits seit längerer Zeit außerhalb der Wartungsfenster lagen, ohne dass dies erkannt worden war. Damit bestand das Risiko weiterer Ausfälle. Klassische Festanstellungen waren keine tragfähige Lösung. Die benötigten Experten wären nicht in der erforderlichen Geschwindigkeit verfügbar gewesen. Zudem wäre nach Abschluss des Projekts die Anschlussverwendung fraglich gewesen, da der Zielzustand gerade nicht auf einem dauerhaft größeren lokalen IT-Team beruhte, sondern auf einer zentralisierten Betriebsstruktur mit Field-Service-Unterstützung vor Ort.

Zielsetzung

Ziel war zunächst, die Lage fundiert zu analysieren und transparent zu machen, welche Maßnahmen erforderlich waren. Auf dieser Basis sollte ein tragfähiges Konzept für die Migration entwickelt werden.

Im Kern ging es um drei Ziele:

• die bestehenden Störungen zu beheben und die IT-Umgebung zu stabilisieren,
• die Migration in die Konzern-IT strukturiert umzusetzen,
• den Betrieb anschließend an eine Betriebsmannschaft in der Konzernzentrale zu übergeben.

Vor Ort sollten perspektivisch nur noch Administratoren im Field Service tätig sein. Die operative IT-Verantwortung sollte zentral übernommen werden.

Lösung

Der CIO wandte sich an Karriereweg und fragte zunächst eine Person für die Analyse an. Karriereweg setzte nach einer kurzen Vakanzberatung einen erfahrenen, langjährig bekannten Interim-Experten als Architekten und Projektmanager ein. Dieser verschaffte sich zunächst einen belastbaren Überblick über die technische, organisatorische und operative Lage.

Nach rund zwei Monaten war klar, dass die Komplexität nicht durch eine Einzelperson allein gelöst werden konnte. Karriereweg empfahl daher ein Interim-Team statt Festanstellungen oder einer klassischen Beratungslösung.

Das Team wurde um vier weitere Interim-Spezialisten erweitert:

• Active Directory, Windows-Basis- und Verzeichnisdienste,
• Netze und Netzplanung,
• Firewall-Regeln mit Spezialisierung auf Cisco-Komponenten,
• Netzanalyse zur Prüfung der vorhandenen Komponenten und zur Identifikation veralteter, nicht mehr gewarteter Hardware.

Der Projektmanager war nahezu über die gesamte Projektlaufzeit von rund neun Monaten im Einsatz. Das Expertenteam unterstützte für rund sechs Monate.

Besondere Tools wurden nicht eingesetzt. Entscheidend war die operative Erfahrung der eingesetzten Experten: Sie hatten vergleichbare Situationen bereits mehrfach durchlaufen, konnten sich schnell orientieren, Risiken erkennen, Prioritäten setzen und unmittelbar handlungsfähig werden.

Das Modell war bewusst flexibel angelegt: zunächst Analyse durch einen Interim-Experten, anschließend skalierbare Erweiterung zu einem Expertenteam und nach Projektabschluss eine Fractional-Verlängerung dort, wo sie erforderlich war. Der Firewall-Spezialist wurde nach dem Projekt im Fractional-Modell über einen längeren Zeitraum wiederholt hinzugezogen, weil sich der Rollout durch Lieferschwierigkeiten bei der Hardware verzögerte.

Ergebnisse & Wirkung

Innerhalb von rund neun Monaten wurde die IT-Umgebung stabilisiert und in die Konzern-IT integriert. Die Systeme wurden auf eine standardisierte Betriebsbasis überführt. Der Betrieb konnte zentral übernommen werden; vor Ort blieb die vorgesehene Field-Service-Struktur bestehen. Die wichtigsten Ergebnisse:

• Integration der IT in die Konzernumgebung
• Betrieb auf denselben standardisierten Systemen
• stabilisierte Umgebung ohne weitere Ausfälle im beschriebenen Kontext
• Übergang zu einem zentralisierten Betriebsmodell
• Fractional-Unterstützung für Spezialthemen nach Projektabschluss

Der wirtschaftliche Effekt lag insbesondere im Zielbild nach der Migration: Statt dauerhaft zusätzliche Festanstellungen vor Ort aufzubauen, konnte das vorgesehene Betriebsmodell umgesetzt werden. Aufgaben wurden durch das zentrale IT-Team übernommen; vor Ort waren nur noch Field-Service-Kollegen erforderlich.

Eine alternative Lösung über Festanstellungen hätte voraussichtlich ähnliche Kosten verursacht, aber zusätzliche Folgeprobleme geschaffen: unklare Anschlussverwendung nach Projektabschluss, mögliche Fluktuation und das Risiko, Experten nach Projektende nicht mehr sinnvoll mit passenden Aufgaben auszulasten.

Zusätzliche Effekte

Neben der technischen Stabilisierung entstand ein deutlicher Know-how-Effekt für das interne Team. Die Experten dokumentierten Prozesse und gaben ihr Wissen an die Mitarbeitenden vor Ort weiter.

Das lokale Team erhielt dadurch Einblicke, die in dieser Form über eine klassische Beratungslösung nicht entstanden wären. Der Wissenstransfer wirkte als Beschleuniger für die Menschen vor Ort und erhöhte das Verständnis für die neue Systemlandschaft.

Zudem bestätigte sich die Bedeutung der langjährigen Kundenbeziehung. Der Kunde vertraute auf die Empfehlung von Karriereweg, zunächst zu analysieren und anschließend das passende Modell zu wählen: ein Interim-Team statt Festanstellungen, ergänzt durch Fractional Expertise, wo diese nachgelagert erforderlich war.

Der Karriereweg-Gamechanger

Der entscheidende Beitrag von Karriereweg lag nicht nur in der Bereitstellung einzelner Profile, sondern in der präzisen Einschätzung des richtigen Besetzungs- und Umsetzungsmodells.

Karriereweg hat die Lage zunächst analysieren lassen und danach konsequent das Modell empfohlen, das zur geschäftskritischen Situation passte: erfahrene Interim-Experten, die sofort handlungsfähig waren, statt langfristiger Festanstellungen oder einer Beratungslösung ohne klaren Exit-Fokus.

Gerade in kritischen Integrationsphasen braucht es Experten, die vergleichbare Situationen mehrfach erlebt haben, schnell erkennen, wo angesetzt werden muss, und operative Verantwortung übernehmen können. Interim-Experten bringen genau diese Haltung mit: Sie kommen in eine komplexe Lage, lösen den Knoten, machen das Thema wieder betriebsfähig und verlassen das Mandat, sobald der stabile Zielzustand erreicht ist.

Der Gamechanger war damit die Kombination aus Erfahrung, Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Unabhängigkeit: Karriereweg stellte nicht nur passende Spezialisten bereit, sondern übersetzte die geschäftskritische IT-Herausforderung in ein belastbares, flexibles und wirtschaftlich sinnvolles Expertenmodell.